Microsoft Outlook ist ein persönlicher Informationsverwalter (Personal Information Manager, kurz PIM). Die Software ist auf das Senden und Empfangen von E-Mails optimiert, ein weiteres zentrales Element, vor allem im betrieblichen Bereich, ist die Kalenderfunktion. Darüber hinaus eignet sich Outlook zum Verwalten von Kontakten, Notizen oder Aufgaben im professionellen Bereich ebenso wie für Privatleute.

Das Wichtigste in Kürze

  • Outlook dient in erster Linie zur Verwaltung des E-Mail-Verkehrs. Nutzer können dabei mehrere E-Mail-Konten gleichzeitig anlegen und verwalten. Es können E-Mails geschrieben und empfangen werden. Daneben gibt es eine Archivierungsfunktion und einen gut funktionierenden Spamschutz.
  • Mit Outlook erhält der Anwender ein perfekt funktionierendes Terminmanagementsystem. In der Kalenderfunktion gibt er eigene Termine ein und versieht sie mit einer Erinnerungsfunktion. Zusätzlich können andere Teilnehmer zu diesen Terminen eingeladen werden.
  • Eine Nutzung als Projektsteuerungssoftware ist möglich. Aufgaben können zugewiesen und verwaltet werden.
  • Outlook ist am PC, auf dem Mac und auf mobilen Endgeräten benutzbar. Die Synchronisation verschiedener Geräte ist vorgesehen.

Outlook – E-Mails, Kalender und mehr

Als Teil von Microsoft Office läuft es auf den Betriebssystemen Windows und macOS, ist kompatibel mit vielen Programmen und Schnittstellen und lässt sich vielseitig synchronisieren.

E-Mails organisieren mit Outlook

E-Mails empfangen und versenden, kategorisieren und archivieren – mit diesen wesentlichen Funktionen verwaltet Microsoft Outlook elektronische Post. Es funktioniert sowohl in einer Exchange-Server-Umgebung als auch im Single-Client Betrieb als Stand-alone-Version. Dabei können Postfächer für mehrere E-Mail-Konten angelegt und im Posteingang zusammengefasst dargestellt werden. Voraussetzung ist eine Steuerung über:

  • POP3
  • IMAP4
  • Exchange-RPC

Eine ausgereifte Mailfunktion von Outlook ist der Spamschutz. Neben sicheren Grundeinstellungen erlaubt Outlook weitere Einstellungen wie das Blockieren bestimmter Absender oder unterdrückt das Nachladen von Bildanhängen.

Die Verwaltung der E-Mails erfolgt über individualisierbare Ordnerstrukturen oder Such- und Sortierfunktionen. Die Formatierung lehnt an Microsoft Word an und erleichtert das Erstellen von Signaturen oder Hervorhebungen.

Wie hilft Outlook bei der Terminverwaltung?

In der Terminverwaltungsfunktion werden Termine direkt in Outlook geplant. Bei Teilnehmern, die ebenfalls auf dem Exchange Server angemeldet sind, erhält der Terminersteller eine direkte Übersicht über deren Verfügbarkeit und eine Zu- oder Absage. Teilnehmer, die nicht auf dem Exchange-Server angemeldet sind, erhalten eine Einladung per E-Mail. Deren Zu-/Absage verwaltet der Anwender manuell. Viele Unternehmen binden auch ihre Besprechungsräume in das System ein, sodass sie deren Verfügbarkeit unmittelbar bei der Terminerstellung sehen.

Für die Terminplanung von Privatpersonen ist Microsoft Outlook hilfreich und weist mit einer Erinnerungsfunktion auf bevorstehende Ereignisse hin. Geburtstage werden automatisch aus den Kontakten übernommen. Ganztägige Eintragungen, regelmäßig wiederkehrende Termine oder Feiertage zeigt Outlook in einer Tages-, Wochen- oder Monatsansicht.

Kontakte, Aufgaben und Notizen in Outlook

Outlook organisiert persönliche Informationen mit einer Vielzahl an Funktionen. Adressen, Telefonnummern und Firma, Geburtstag oder Namen der Kinder und Ehepartner werden in den Kontakten verwaltet. Durch die Synchronisation mit dem Tablet oder Smartphone mit iOS oder Android ist der Zugriff auf diese Daten jederzeit auf allen Geräten möglich. Dies gilt auch für die Kalender-, Aufgaben- oder Notizenfunktion: Zu erledigende Aufgaben oder unterwegs aufgezeichnete Notizen werden in Outlook auf einer Oberfläche zusammengefasst.

In einer Exchange-Umgebung profitieren Anwender von zahlreichen nützlichen Teamfunktionen. So werden Adressbücher direkt am Exchange-Server hinterlegt, und auch das Projektmanagement eines Themas kann über Outlook erfolgen. Das Verwalten von Dokumenten bis zum integrierten Faxversand und dem Verschicken von SMS ist ebenfalls möglich.

Welche Systemvoraussetzungen sind für Outlook erforderlich?

Outlook setzt auf mobilen Geräten folgende Betriebssysteme voraus:

  • Windows 10 oder höher
  • iOS 10.0 oder höher
  • Android KitKat 4. oder höher

Bei einer Nutzung über einen Mobile Webbrowser können alle von Microsoft unterstützten mobilen Browser verwendet werden wie Safari, Chrome, Firefox, Microsoft Edge oder Internet Explorer. Ohne Browser benötigt der Anwender eine entsprechende App. Vorteil dabei ist, dass Outlook auch ohne Internet genutzt werden kann. Zwar erfolgen die Synchronisation und das Abrufen von E-Mails nur online, der Zugriff auf abgespeicherte Nachrichten, Termine oder Kontakte ist aber auch offline jederzeit möglich.

Vorteile von Outlook gegenüber vergleichbarer Software

Für Microsoft Outlook muss im Vergleich zu kostenloser Software eine Lizenz erworben werden, die es in verschiedenen Versionen gibt. Als Outlook Stand-alone oder als Teil des Microsoft Office Pakets Home, Standard oder Professional werden die individuellen Anforderungen berücksichtigt. Großer Vorteil dabei sind regelmäßige Produktaktualisierungen mit Updates und Weiterentwicklungen auch im Funktionsumfang.

Die Installation ist unproblematisch, da der Status der Grundeinstellungen sicher ist und nur wenige Anpassungen zur individuellen Nutzung nötig sind. Das anfängliche Einrichten eines E-Mail-Kontos erfolgt ebenfalls unkompliziert. Microsoft Outlook verfügt über eine umfangreiche Hilfe- und Suchfunktion, die zu vielen Fragen Lösungen anbietet.

Anleitung und Hilfe für Outlook

Aufgrund der Vielzahl an Funktionen wirkt die Outlook-Oberfläche gerade für Neueinsteiger gewöhnungsbedürftig. Häufig genutzte Bereiche können zunächst übersehen werden. Wer mit dem Microsoft Office Paket bereits vertraut ist, wird sich allerdings schnell zurechtfinden. Einen guten Überblick bieten online verfügbare und kostenlose Schnellstart-Leitfäden von Microsoft.

Wie bei jeder Software können auch bei Outlook Fehler auftreten, vor allem, weil die hohe Funktionalität mehr mögliche Fehlerquellen bietet als einfachere E-Mail-Programme. Problemlösungen, Tipps und Tricks erhält der erfahrene Nutzer wie der Neuling in der Hilfe-Funktion von Microsoft Outlook sowie in Internet-Foren und auf Ratgeberseiten.