Betriebskostenabrechnung prüfen und widersprechen

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Der Begriff „Betriebskostenabrechnung“ stellt den juristisch korrekten Terminus für die umgangssprachlichen Bezeichnungen „Nebenkostenabrechnung“ oder „Umlagenabrechnung“ dar. Die Betriebskostenabrechnung ist einer der häufigsten Streitpunkte zwischen Mietern und Vermietern. Das Gesetz schreibt eindeutig vor, welche Positionen der Vermieter auf die Mieter umlegen darf und welche nicht.

Das Wichtigste in Kürze

  • Paragraf 2 der Betriebskostenverordnung regelt klar, welche Aufwendungen der Vermieter umlegen darf.
  • Für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung, den zugrunde liegenden Zeitraum und mögliche Widersprüche gibt es klare Fristen.
  • Beinhaltet der Mietvertrag keinen Verweis auf eine gesonderte Betriebskostenzahlung, gilt die Miete als Inklusivmiete. Rückforderungen und Nachforderungen sind nicht möglich.
  • Mieter sollten ihre Betriebskostenabrechnung im Zweifelsfall prüfen lassen.

Was versteht man unter der Betriebskostenabrechnung?

Während die Nebenkosten nicht eindeutig definiert sind, liegen den Betriebskosten genaue Angaben zugrunde. Es gilt, dass alle Betriebskosten zu den Nebenkosten zählen, aber nicht umgekehrt. Dies vergessen manche Vermieter.

Betriebskosten berechnen: die Grundlage

Es wird zwischen warmen und kalten Betriebskosten unterschieden. Zu den kalten Betriebskosten zählen alle Betriebskosten außer Heizung und Warmwasser. Für die kalten Betriebskosten gelten einer oder mehrere Verteilerschlüssel, die sich entweder an der Quadratmeterzahl der vermieteten Einheit oder an der Anzahl der dort lebenden Personen bemessen.

Die warmen Betriebskosten, Heizung und Warmwasser, werden mindestens mit 50 Prozent nach Verbrauch abgerechnet. Die Obergrenze liegt bei maximal 70 Prozent. Die restlichen Verbrauchskosten werden auf der Grundlage der Quadratmeter kalkuliert.

Welche Betriebskosten sind umlagefähig?

Die Antwort auf diese Frage findet sich in Paragraf 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Die Voraussetzung, dass der Vermieter diese Kosten umlegen darf, ist eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag. Fehlt diese Vereinbarung, handelt es sich bei der genannten Miete um eine Inklusivmiete. Der Vermieter kann in diesem Fall keine Nachforderung stellen, der Mieter bei vermeintlich zu viel gezahlten Betriebskosten für Haus oder Wohnung keine Rückzahlung beanspruchen. Gleiches gilt auch, wenn eine Betriebskostenpauschale vereinbart wurde.

Ist die Vereinbarung Bestandteil des Mietvertrages, gilt als Grundlage für die Abrechnung der Betriebskostenkatalog. Dieser lässt dem Vermieter unter dem Punkt „Sonstiges“ eine gewisse freie Hand, weitere Kosten umzulegen, findet aber seine Grenzen bei den nicht umlagefähigen Nebenkosten.

Für Mieter, die ihre Betriebskostenabrechnung prüfen, ist es notwendig zu wissen, welche Kosten zulässig sind. Unter die umlagefähigen Betriebskosten fallen:

  • Grundsteuer
  • Abwassergebühr
  • Gesplittete Abwassergebühr: Schmutz- und Niederschlagswasser
  • Warme Betriebskosten
  • Aufzug
  • Straßenreinigung und Müllabfuhr
  • Gebäudereinigung und Ungezieferbeseitigung
  • Gartenpflege
  • Beleuchtungskosten
  • Sach- und Haftpflichtversicherungen
  • Hausmeisterkosten
  • Fernsehen, Antenne oder Kabelanschluss
  • Waschraum
  • Schornsteinfeger
  • Sonstige Betriebskosten

Als sonstige Betriebskosten gilt beispielsweise die Reinigung von Glasdächern im Treppenhaus, die Reinigung von Dachrinnen oder die Wartungsarbeiten an Feuerlöschern.

Das fällt nicht unter die umlagefähigen Betriebskosten

Folgende Positionen dürfen auf keinen Fall enthalten sein:

  • Instandhaltung, Sanierung und Renovierung
  • Kosten für den Verwalter
  • Abschreibung
  • Rücklagenbildung

Kosten für die Modernisierung und Sanierung, sofern sie der Verbesserung der Wohnqualität dienen, können über eine Mieterhöhung auf die Mieter umgelegt werden.

Vermieter, die sich nicht sicher sind, aber Streitigkeiten mit ihren Mietern vermeiden wollen, sollten im Zweifelsfall ihre Betriebskostenabrechnung prüfen lassen.

Welche Fristen gelten bei der Betriebskostenabrechnung?

Die Betriebskostenabrechnung darf nicht willkürlich einmal nach sieben Monaten und das nächste Mal nach 16 Monaten erstellt werden. Der Turnus, in dem die Abrechnung zu erfolgen hat, beträgt zwölf Monate. Dabei gilt allerdings, dass dieser Zeitraum nicht dem Kalenderjahr entsprechen muss.

Kommt es während der Abrechnungsfrist zu einem Mieterwechsel, muss die Abrechnungsdauer entsprechend verkürzt werden.

Die Abrechnung selbst muss dem Mieter am Ende des zwölften Monats, der dem Abrechnungszeitraum folgt, vorliegen. Mit anderen Worten, der Vermieter hat ein Jahr Zeit, die Abrechnung zu erstellen. Versäumt er diese Frist, verfällt der Anspruch auf Nachforderungen gegenüber dem Mieter und die Option, nachträgliche Korrekturen vorzunehmen.

Eine weitere Frist gilt für Nachzahlungen oder Rückzahlungen. Beide Forderungen müssen innerhalb von 30 Tagen nach Zusendung respektive Erhalt der Betriebskostenabrechnung erfolgen. Andernfalls befindet sich die entsprechende Partei in Verzug.

Der Widerspruch durch den Mieter: Fristen und Form wahren

Ein für Mieter sehr entscheidender Zeitraum ist die Widerspruchsfrist. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) regelt diese Frist in Paragraf 556 Absatz 3: „Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen.“

Der Widerspruch muss schriftlich erfolgen und eine Begründung enthalten, weshalb der Mieter die vorliegende Betriebskostenabrechnung nicht anerkennt.

Legt der Mieter gegen die Betriebskostenabrechnung Widerspruch ein, muss ihm der Vermieter Einblick in alle Abrechnungen gewähren. Verlangt der Mieter Fotokopien, muss er die Kosten dafür selbst tragen. Der Vermieter ist nicht zur Übersendung verpflichtet. Er kann den Mieter auffordern, die Einsichtnahme in der Vermieterwohnung vorzunehmen.

Knackpunkt Gewerbe im Haus

Handelt es sich bei der Immobilie um eine Mischnutzung, beispielsweise mit einem Ladenlokal im Erdgeschoss, wirkt sich dies auf die Grundsteuer aus. Bei der Gewerbemiete ist ein höherer Quadratmeterpreis zulässig. Dieser wiederum erhöht den Einheitswert des Gebäudes, was in der Folge eine höhere Grundsteuer nach sich zieht. Mieter sollten prüfen, ob sie an der gewerbebasierten höheren Grundsteuer beteiligt sind, oder ob der Vermieter die höheren Kosten ausschließlich auf den gewerblichen Mieter umlegt.

Wann kann der Vermieter die Betriebskostenvorauszahlung erhöhen?

Erhöht der Vermieter die Betriebskostenvorauszahlung, kommt bei manchem Mieter der Verdacht auf, dass der Vermieter von ihm bis zur nächsten Abrechnung einen kostenlosen Kredit möchte. Der Mieter bekommt sein Geld ja bei der nächsten Abrechnung zurück.

Es kann aber auch sein, dass die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Vorjahr höher ausfiel, weil die Gemeinde die Wassergebühren erhöhte, der Hausmeister sein monatliches Salär oder der Gärtner den Stundensatz erhöhte. In diesem Fall hat der Vermieter das Recht, die Summe der Betriebskosten des betreffenden Jahres durch zwölf zu teilen. Der sich daraus ergebende Betrag gilt dann als neuer monatlicher Betriebskostensatz.