Wie lange muss man Kontoauszüge aufbewahren?

Viele Menschen heben ihre Kontoauszüge auf. Das kann in vielen Situationen sehr praktisch sein – zum Beispiel, wenn Sie nachweisen möchten, dass Sie einen geforderten Rechnungsbetrag längst bezahlt haben. Doch wie lange sollten Verbraucher ihre Kontoauszüge aufbewahren? Gibt es auch eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge? Wir erklären, wie Sie Ihre Unterlagen und Belege korrekt aufbewahren.

Wann Sie Kontoauszüge aufbewahren müssen

Selbstständige, die zur Buchhaltung verpflichtet sind, müssen die Belege ihrer Geschäftskonten 10 Jahre lang aufbewahren. Privatpersonen sind in der Regel nicht verpflichtet, Kontoauszüge aufzubewahren. Doch es gibt Ausnahmen.

Zahlungsbelege für Handwerkerleistungen zwei Jahre aufheben

Sie müssen lediglich die Zahlungsbelege für Handwerker- und Dienstleistungen rund ums Haus aufheben. In diesem Fall hat die Aufbewahrungspflicht steuerliche Gründe. Das Finanzamt will bei Bedarf überprüfen können, ob die ausführende Firma die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen hat. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt in diesem Fall zwei Jahre und beginnt zum Ende des Kalenderjahres. Wer im April 2021 eine Handwerkerrechnung bezahlt hat, muss den entsprechenden Kontoauszug also mindestens bis Ende 2023 aufbewahren.

Wenn Sie einen Teil der Handwerkerrechnung als haushaltsnahe Dienstleistung von der Steuer absetzen wollen, müssen Sie den entsprechenden Kontoauszug aufbewahren, bis Sie Ihren Steuerbescheid erhalten haben und die Einspruchsfrist abgelaufen ist.

Besondere Aufbewahrungspflichten bei sehr hohen Einkünften

Besondere Dokumentationspflichten gelten für Personen mit jährlichen Einkünften von über 500.000 Euro. Sie müssen ihre Bankbelege sechs Jahre lang aufheben. Maßgeblich ist die Summe aller positiven Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung sowie aus sonstigen Einkünften (zum Beispiel Leibrenten).

Aufbewahrung auch ohne gesetzliche Pflicht sinnvoll

Unabhängig von einer gesetzlichen Pflicht sind Sie gut beraten, Ihre Kontoauszüge für einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. So können Sie im Streitfall jederzeit nachweisen, dass Sie eine Zahlung tatsächlich geleistet haben. Am besten orientieren Sie sich an den gesetzlichen Verjährungsfristen.

Kontoauszüge mindestens vier Jahre lang aufbewahren

Im Regelfall verjähren Forderungen nach drei Jahren. Die Frist beginnt aber erst am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entsteht. Die Verjährungsfrist einer nicht bezahlten Rechnung aus dem Januar beginnt also erst Ende Dezember desselben Jahres. Es kann also fast vier Jahre dauern, bis ein Anspruch verjährt ist. So lange sollten Sie auch Ihre Kontoauszüge aufheben.

Wenn Sie Ihre Immobilie umbauen oder renovieren lassen, beträgt die gesetzliche Gewährleistungsfrist für Baumängel übrigens fünf Jahre. Es kann also sinnvoll sein, dass Sie die jeweiligen Zahlungsbelege entsprechend länger archivieren.

Elektronische Kontoauszüge werden als Nachweis anerkannt

Sie müssen Ihre Kontoauszüge aber nicht in Papierform abheften und aufbewahren. Kontoauszüge Ihrer Bank im unveränderten PDF-Format gelten ebenso als Zahlungsnachweis. Ein Ausdruck digitaler Kontoauszüge gilt jedoch nur als Kopie und nicht als Originalbeleg. Als Zahlungsnachweis wird der Ausdruck also unter Umständen nur in Verbindung mit der Originaldatei anerkannt.

Für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht beziehungsweise bis zum Ablauf etwaiger Verjährungsfristen sollte die Datei also auf Ihrem Computer gespeichert bleiben. Am besten legen Sie zusätzlich eine Sicherungskopie auf einem externen Speichermedium ab.

Viele Banken ermöglichen die Archivierung direkt im Online-Banking

Bei vielen Banken können Sie die elektronischen Kontoauszüge auch direkt im Online-Banking archivieren. Sie werden dann in Ihrem Postfach abgelegt. Einige Banken halten die Belege dort aber nur drei Jahre lang vor. Wer seine Auszüge länger aufbewahren will, muss sie gegebenenfalls vor der Löschung herunterladen und lokal abspeichern.

Kontoauszüge sicher entsorgen und vernichten

Nach Ablauf aller relevanten Firsten können Sie Ihre alten Kontoauszüge entsorgen. Gerade die Belege aus Papier füllen ansonsten bald dicke Ordner und verstopfen Schubladen und Aktenschränke. Doch Vorsicht: Die Bankbelege enthalten äußerst sensible Daten. Deshalb sollten Kontoauszüge nicht einfach in die Papiertonne wandern. Am besten schreddern Sie die Dokumente, bevor Sie sie entsorgen.

Auch elektronische Belege auf dem Computer sollten Sie nicht einfach nur löschen und hinterher den Papierkorb leeren. Profis könnten sie sonst ziemlich einfach wiederherstellen. Es gibt spezielle Programme, um Dateien unwiederbringlich zu löschen – zum Beispiel die kostenlosen Tools „Eraser“ oder „File Shredder“. Sie überschreiben dafür den frei werdenden Platz auf der Festplatte mehrmals. So können Sie Ihre digitalen Kontoauszüge dauerhaft vernichten.