Aufbewahrungsfristen: Das gilt es zu beachten

Was versteht man unter der Aufbewahrungspflicht?

Der Gesetzgeber verpflichtet Unternehmen, Institutionen und Privatpersonen zur Aufbewahrung von Belegen über wichtige Geschäftsvorgänge und rechtliche Handlungen. Je nach Art des Dokumentes gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Rechtliche Grundlage bildet dabei in erster Linie das Handels- und Steuerrecht.

Dazu kommen spezifische Aufbewahrungsfristen für bestimmte Branchen wie beispielsweise den Gesundheitssektor, die Telekommunikation oder die öffentliche Verwaltung.

Ziel der Aufbewahrungspflicht ist, dass sich im Fall eines späteren Rechtsstreites oder einer behördlichen Prüfung die Vorgänge lückenlos nachvollziehen lassen und somit eine Beweissicherung möglich ist.

Aufbewahrungspflicht: Digital oder auf Papier?

Die Art der Aufbewahrung ist nicht in Form eines bestimmten Mediums vorgeschrieben. Wichtig ist aus Sicht des Gesetzgebers, dass die Dokumente klar identifizierbar sind. Nur in Ausnahmefällen – etwa bei Unternehmensbilanzen – muss das Original aufbewahrt werden. Gängig sind die folgenden Aufbewahrungsmethoden:

• Archivierung des Papierdokumentes im Original oder als Fotokopie,
• fotografische Archivierung auf Mikrofilm und
• digitale Archivierung als Original-Datensatz oder als Scan des ursprünglichen Dokumentes.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Wann beginnen und wann enden sie?

Die Aufbewahrungsfristen beginnen im Regelfall mit dem Ende des Kalenderjahres zu laufen, in dem die Betroffenen das Dokument erstellt oder empfangen haben.

Beispiel: Ein Unternehmen hat Anfang Mai 2020 ein Dokument erstellt, für das eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt. Die Frist beginnt am 1. Januar 2021 zu laufen und endet somit am 31.12.2030. Damit darf das Unternehmen das Dokument erst nach zehn Jahren und acht Monaten vernichten.

Aufbewahrungsfristen für Unternehmen

Unternehmen müssen eine Vielzahl an Aufbewahrungspflichten beachten. Dabei gelten unterschiedliche Fristen. Einige Beispiele:

• Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen sowie die dazugehörigen Unterlagen sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Dazu zählen auch die Belege der Buchhaltung.
• Ebenfalls zehn Jahre beträgt die Aufbewahrungsfrist für Eingangs- und Ausgangsrechnungen.
• Für Handelsbriefe mit kaufmännischer oder steuerlicher Bedeutung gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.
• Für Lieferscheine gilt: Wenn der Lieferschein ein eigenständiges Dokument ist, gilt er als Handelsbrief mit sechsjähriger Aufbewahrungsfrist. Ist der Lieferschein gleichzeitig auch eine Rechnung, muss ihn das Unternehmen zehn Jahre lang archivieren.

Personalakten: Hier gelten keine einheitlichen Fristen

Innerhalb der Personalakte kommen verschiedene Aufbewahrungsfristen zum Tragen. Ausschlaggebend für die einzelne Fristsetzung ist meist die Frage, innerhalb welchen Zeitraums das Finanzamt, die Sozialversicherung oder der Arbeitnehmer Ansprüche geltend machen kann. Hiernach richtet sich dann die konkrete Frist für die Aufbewahrungspflicht.

Krankmeldungen

Für die Archivierung von Krankmeldungen – den so genannten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen – gibt es keine eigenständige Frist. Weil jedoch Arbeitnehmer grundsätzlich bis zu vier Jahre im Nachhinein einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung geltend machen können, empfiehlt es sich, Krankmeldungen bis zum Ablauf dieser Frist aufzubewahren.

Lohnunterlagen

Lohnunterlagen und Abrechnungen sind in der Regel für die Ermittlung des Unternehmensgewinns relevant. Daher gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Betriebliche Altersvorsorge

Noch länger müssen Unternehmen Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge aufbewahren, weil Versorgungsansprüche erst nach 30 Jahren verjähren. Dementsprechend beträgt die Aufbewahrungsfrist 30 Jahre.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Auch Privatpersonen müssen Aufbewahrungspflichten beachten, wenn auch in weitaus geringerem Ausmaß als Unternehmen. Davon betroffen sind in erster Linie steuerlich relevante Unterlagen.

Rechnungen

Bei Rechnungen kommt es darauf an, wer die Rechnung ausgestellt hat und welche Leistungen darin aufgeführt sind:

• Bei Handwerkerrechnungen gilt für private Haushalte eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Diese Pflicht ist Teil der staatlichen Maßnahmen zur Bekämpfung von Schwarzarbeit und Umsatzsteuerbetrug.
• Für alle anderen Rechnungen gibt es keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Allerdings ist es zumindest bei größeren Anschaffungen ratsam, die Belege bis zum Ablauf der Gewährleistungsfrist nach zwei Jahren aufzubewahren.

Muss ich Steuerbescheide und Gehaltsabrechnung aufbewahren?

Weder bei Steuerbescheiden noch für bei Gehaltsabrechnungen gibt es für Privatpersonen gesetzliche Vorschriften zur Archivierung. Allerdings gilt auch hier die Empfehlung, die Unterlagen einige Jahre aufzubewahren.