Mietnebenkosten-Abrechnung prüfen - Geld und Energie sparen

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Mietnebenkosten sind laut dem Deutschen Mieterbund das Beratungsthema Nummer eins in Deutschland. Gründe dafür sind unter anderem die hohe Fehlerquote und die Unverständlichkeit der Abrechnungen. Nach Einschätzung der örtlichen Mietervereine ist jede zweite Abrechnung falsch, unvollständig oder nicht nachvollziehbar. Allerdings kann durch eine genaue Prüfung der Mietnebenkosten-Abrechnung viel Geld und Energie gespart werden.

Den gesetzlichen Rahmen für die Mietnebenkosten setzt die Betriebskostenverordnung. Sie regelt, welche laufenden Kosten Vermieter abrechnen dürfen und welche nicht. Die Betriebs- oder Mietnebenkosten werden unterteilt in „warme“ und "kalte" Betriebskosten. Zu den "warmen" Betriebskosten gehören Kosten, die die Heizung oder das Warmwasser betreffen. „Kalte“ Betriebskosten sind Kosten, die nichts mit der Erwärmung der Wohnung zu tun haben, sondern beispielsweise für die Müllbeseitigung, Straßenreinigung oder Außenbeleuchtung fällig werden.

"Warme" Mietnebenkosten

Die „warmen“ Betriebskosten sind verbrauchsabhängig abzurechnen. Es ist Aufgabe des Vermieters, dafür zu sorgen, dass der tatsächliche Verbrauch exakt erfasst wird und die dafür notwendigen Erfassungssysteme mindestens einmal jährlich abgelesen werden. Wer zur Miete wohnt und über einen eigenen Strom- bzw. Gaszähler verfügt, hat selbst die Möglichkeit, durch einen sparsamen Verbrauch und einen regelmäßigen Strompreisvergleich bzw. Gaspreisvergleich Energie und Geld zu sparen.

Wurde mit dem Vermieter jedoch eine Pauschalmiete vereinbart oder werden die Kosten eines Stromzählers auf mehrere Mietparteien aufgeteilt, muss der Vermieter den Stromanbieterwechsel vornehmen, da er Vertragspartner des jeweiligen Stromanbieters ist. Der Vermieter sollte in dem Fall, dass mehrere Wohnparteien gemeinsam einen Strom- oder Gaszähler nutzen, darum gebeten werden, die Versorger zu vergleichen und das günstigste Angebot zu wählen.

"Kalte" Mietnebenkosten

Zu den „kalten“ Betriebskosten zählen laut Betriebskostenverordnung unter anderem die Grundsteuer, die Wasserversorgung und Entwässerung, die Straßenreinigung und Müllbeseitigung, die Sach- und Haftpflichtversicherung sowie die Gebäudereinigung. Des Weiteren gehören auch die Stromkosten für die Beleuchtung gemeinschaftlich genutzter Räume wie Treppen, Keller oder Flure, die Kosten für die Schornsteinreinigung sowie die Kosten für den Betrieb von Gemeinschaftsantennen oder Kabelfernsehen zu den „kalten“ Betriebskosten.

Der Deutsche Mieterbund weist darauf hin, dass Vermieter zur Wirtschaftlichkeit verpflichtet sind. Das bedeutet, der Vermieter ist daran gebunden, sparsam und ökonomisch zu wirtschaften, also die „kalten“ Betriebskosten für die Mieter durch den Vergleich verschiedener Angebote so gering wie möglich zu halten. Der Vermieter sollte regelmäßig einen Strompreisvergleich machen, um seine Mieter nicht mehr als nötig für den Strom, der beispielsweise zur Beleuchtung von gemeinschaftlich genutzten Räumen verwendet wird, zahlen zu lassen.

Kostenverteilung für Heizung und Warmwasser

Für den Mieteralltag ist die Heizkostenverordnung von besonderer Bedeutung, denn sie regelt, wie die „warmen“ Betriebskosten für Heizung und Warmwasser verbrauchsabhängig auf die Mieter des Hauses zu verteilen sind. Mit Heiz- und Warmwasserkosten sind in erster Linie die Kosten für die Zentralheizung bzw. für die zentrale Warmwasserversorgungsanlage gemeint. Der Vermieter darf jedoch auch Kosten der eigenständigen gewerblichen Lieferung von Wärme oder Warmwasser, beispielsweise Fernwärmelieferungen, abrechnen.

Laut der Heizkostenverordnung zählen zu den Heizkosten die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihre Lieferung, des Betriebsstroms, der Bedienung, Überwachung, Prüfung und Pflege der Anlage, die Kosten für die Messungen nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz sowie für die Verbrauchserfassung.

Brennstoff- und Betriebsstromkosten reduzieren

Die Brennstoffkosten, also die Kosten, die dem Vermieter durch den Kauf von Öl, Gas, Kohle etc. entstehen, stellen den größten Anteil der Heizkosten dar. In der Heizkostenabrechnung dürfen nur die im Abrechnungszeitraum tatsächlich verbrauchten Brennstoffe berücksichtigt werden. Deshalb müssen beim Heizöl Anfangs- und Endbestand ermittelt werden, beim Gas ist der am Hauptzähler abgelesene Wert am Ende des Abrechnungszeitraums entscheidend. Mengenrabatte, Skonti oder Preisnachlässe müssen bei der Heizkostenabrechnung Berücksichtigung finden. Um Brennstoffkosten, die für das Heizen anfallen, zu senken, sollten vor der Beschaffung verschiedene Angebote verglichen werden. Ein regelmäßiger Preisvergleich kann jährlich hunderte von Euro einsparen.

Dies gilt ebenfalls für den Betriebsstrom, auch hier führt ein Strompreisvergleich zu jährlichen Einsparungen. Zu den Betriebsstromkosten zählen die Stromkosten für die Umwälzpumpe, Ölpumpe und Regelungsanlage. Sie sind grundsätzlich durch einen eigenen Zwischenzähler zu erfassen. Ist dieser jedoch nicht vorhanden, muss der Stromverbrauch sachgerecht geschätzt bzw. ermittelt werden. Der Deutsche Mieterbund verweist darauf, dass die Kosten für Betriebsstrom maximal acht Prozent der Brennstoffkosten ausmachen sollten. Liegen sie jedoch darüber, kann dies darauf hindeuten, dass unzulässigerweise Strom für die Hausbeleuchtung oder den Aufzug hier mit abgerechnet wird.

Verbrauchsanalyse informiert über Kostenentwicklung

In Abrechnungszeiträumen ab 2009 soll der Vermieter seinen Mietern eine Verbrauchsanalyse liefern, in der die Entwicklung der Heiz- und Warmwasserkosten der letzten drei Jahre dargestellt werden. Anhand der Verbrauchsanalyse sollen die Mieter zu einem bewussteren und sparsameren Umgang mit Energie bewegt werden. Die Kosten für die Verbrauchsanalyse sind auf die Mieter umlegbar.

In der Heizkostenabrechnung müssen die Brennstoff- und Heizungsnebenkosten mit den jeweiligen Rechnungseinzelbeträgen getrennt aufgeführt werden. Nicht umlagefähige Heizkosten sind Leasingkosten für Brenner, Öltank oder Verbindungsleitungen, Mietkosten für Flüssiggasanlagen, Heizungsbetreuungskosten, Öltankversicherung, Beratungen durch Messdienstfirmen.

Wärmezähler und Heizkostenverteiler

Laut der Heizkostenverordnung ist der Vermieter dazu verpflichtet, eine verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten zu erstellen. Durch die Installation von Erfassungssystemen in den Wohnungen bzw. Räumen der Mieter kann der Verbrauch ermittelt werden. Üblicherweise werden dabei Wärmezähler und Heizkostenverteiler eingesetzt.

Wärmezähler: eichpflichtig und teuer

Wärmezähler messen die Temperatur des Heizwassers beim Wohnungseintritt und –Austritt und ermitteln somit die Wärmeabgabe in Kilowattstunden. Wärmezähler sind eichpflichtig und müssen alle fünf Jahre nachgeeicht werden, das bedeutet der alte Wärmezähler wird durch einen neuen ersetzt. Sie sind vergleichsweise teuer und werden deshalb auch recht selten eingesetzt. Hier stellt sich vor allem die Frage nach der Wirtschaftlichkeit des Messinstruments.

Heizkostenverteiler als Hilfs-Messverfahren

Heizkostenverteiler werden direkt am Heizkörper montiert. Sie messen nicht wie die Wärmezähler die verbrauchte Wärmemenge, sondern zeigen lediglich einen Verhältniswert an. Nach der jährlichen Ablesung aller Heizkostenverteiler im Haus kennt man die Gesamtzahl aller Verbrauchswerte. Teilt man anschließend die im Haus angefallenen Heizkosten durch die Gesamtzahl der Verbrauchswerte, erfährt man, was eine Einheit kostet. Diesen Wert multipliziert man dann mit den in den Wohnungen abgelesenen Einheiten. Somit sind Heizkostenverteiler Hilfs-Messverfahren.

Heizkostenverteiler müssen auf die jeweiligen Heizkörper abgestimmt werden. In Abhängigkeit von der Wärmeleistung und dem Wärmeübergang zwischen Heizkörper und Heizkostenverteiler wird ein Bewertungsfaktor bestimmt. Da es jedoch viele verschiedene Heizkörper gibt, ist das ein sehr kompliziertes Verfahren. Für die Mieter wird die Erfassung mit Heizkostenverteiler jedoch noch komplizierter, da es sowohl Heizkostenverteiler mit Produktskala als auch mit Einheitsskala gibt. Bei der Produktskala ist der Bewertungsfaktor bereits berücksichtigt, bei der Einheitsskala erfolgt die Abstimmung mit dem Bewertungsfaktor erst mit der Abrechnung. In der Heizkostenabrechnung wird dann für jedes Gerät ein Umrechnungsfaktor ausgewiesen.

Erfassungssysteme sind Pflicht

Jeder Vermieter ist dazu verpflichtet, die Wohnungen mit einem Erfassungssystem und Thermostatventilen auszustatten. Thermostatventile sollen helfen, Energie zu sparen, da sie die Zimmertemperatur konstant auf der einmal eingestellten Temperatur halten und selbstständig die Heizleistung an schwankende Außentemperaturen anpassen. Da der Mieter letztlich die Kosten für die Erfassungssysteme zahlt, muss der Vermieter grundsätzlich bei seiner Entscheidung für das eine oder andere System das Prinzip der Wirtschaftlichkeit beachten.

Verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung spart Kosten

Laut dem Deutschen Mieterbund werden durch eine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung die Kosten im Vergleich zu anderen Abrechnungsmodalitäten gerechter aufgeteilt. Jedoch weist der Verein auch darauf hin, dass die verbrauchsabhängige Abrechnung durch Heizkostenverteiler, die eigentlich dazu beitragen sollen, dass Energie und somit auch Geld gespart wird, unwirtschaftlich sind, wenn die hierdurch entstehenden Kosten für die Mieter höher sind als das Einsparpotenzial.

Experten gehen davon aus, dass seit Einführung der Heizkostenverordnung durch eine Verbrauchsabrechnung 15 Prozent der Brennstoffkosten eingespart werden können. Liegen jedoch die laufenden Kosten für ein neues Erfassungssystem oberhalb dieser 15-Prozent-Grenze, verstößt dies gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot. Die neue Heizkostenverordnung geht davon aus, dass sich innerhalb von zehn Jahren entsprechende Investitionen rechnen müssen.

Heiz- und Betriebskostenspiegel des Mieterbundes

Der Deutsche Mieterbund publiziert jedes Jahr Preisübersichten für Heiz- und Betriebskosten. Der „Heizkostenspiegel“ und der „Betriebskostenspiegel“ geben Mietern die Möglichkeit sich darüber zu informieren, wie hoch ihr Energieverbrauch und ihre Kosten im Vergleich zu durchschnittlichen Verbrauchswerten sind. Des Weiteren ist 2009 der für alle Häuser verpflichtende Energieausweis eingeführt worden. Er soll den Mietern Informationen über den Energiestandard des Hauses geben.

Der Heizkostenspiegel

Der Heizkostenspiegel wird getrennt nach den Energiearten (Heizöl, Erdgas, Fernwärme) erstellt und ordnet die Werte des Gebäudes einer Kategorie zu. Insgesamt sind im Heizkostenspiegel vier Kategorien vertreten: „Günstig“, für Gebäude, die zu den 10 Prozent mit dem niedrigsten Heizenergieverbrauch zählen, „Mittel“ für Häuser mit Verbesserungspotenzial, aber ohne aktuellen Handlungsbedarf, „Erhöhter Verbrauch“ für Gebäude, deren Energieverbrauch erheblich reduziert werden könnte, „Zu hoher Verbrauch“ für Häuser mit unmittelbarem Handlungsbedarf.

Der Betriebskostenspiegel

Der seit 2004 veröffentlichte Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes hat zum Ziel, Transparenz bei den Kostenpositionen herzustellen und den Vergleich mit anderen zu ermöglichen. Außerdem soll der Betriebskostenspiegel Anhaltspunkte geben, um die Betriebskostenabrechnung nach Gesichtspunkten der Wirtschaftlichkeit zu überprüfen und Hinweise auf Einsparmöglichkeiten aufzeigen.

Was sind die häufigsten Fehler bei der Betriebskostenabrechnung?

Verbrauchsabhängige Abrechnung berücksichtigt Fläche nicht

Die Kosten werden zu mehr als 70 Prozent nach Verbrauch abgerechnet. Die Heizkostenverordnung schreibt aber vor, dass maximal 70 Prozent der Kosten nach Verbrauch und mindestens 30 Prozent nach der Fläche abzurechnen sind.

Pauschale Abrechnung wegen fehlendem Warmwasserzähler

Die Gesamtkosten für die Warmwasserbereitung werden manchmal pauschal mit 18 Prozent angesetzt. Dies ist jedoch nur im Ausnahmefall zulässig, wenn es aus technischen Gründen nicht möglich ist, einen zentralen Warmwasserzähler einzubauen. Dieser Fall tritt laut Verbraucherschützern jedoch praktisch fast nie auf.

Falsche Aufteilung in Nutzergruppen

Wenn unterschiedliche Systeme zur Verbrauchserfassung (Wärmezähler, Heizkostenverteiler) vorhanden sind oder wenn es unterschiedliche Nutzungsarten im Gebäude gibt (Büros und Wohnungen), findet in der Regel zunächst eine Aufteilung der Gesamtkosten auf die verschiedenen Gruppen mit Hilfe von Wärmemengenzählern statt. Diese Aufteilung ist häufig nicht nachvollziehbar oder fehlerhaft.

Reine Aufteilung nach Flächen

Die Heizkostenverordnung verlangt grundsätzlich eine verbrauchsabhängige Abrechnung. Dies setzt die Ausstattung mit Erfassungsgeräten voraus. Eine Aufteilung der Kosten zu 100 Prozent anhand der Flächenanteile der Wohnungen ist nur im Ausnahmefall zulässig, wenn im Gebäude zwei Wohneinheiten vorhanden sind, von denen eine vom Hauseigentümer bewohnt wird - etwa ein Einfamilienhaus mit Einliegerwohnung.