Fahrtenbuch führen: So geht's ganz einfach

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Ein Fahrtenbuch zu führen ist vor allem für Selbständige, Unternehmer und Angestellte von Bedeutung, die einen Dienstwagen auch privat nutzen. Schließlich handelt es sich hierbei um einen geldwerten Vorteil, den die entsprechende Person versteuern muss. Ein Fahrtenbuch ermöglicht es, dem Finanzamt die private Nutzung des Fahrzeugs schlüssig nachzuweisen. Die Dokumentation kann sowohl handschriftlich als auch elektronisch erfolgen.

Das Wichtigste in Kürze

  • In einem Fahrtenbuch werden unter anderem das Datum, die Kilometerstände, der Zweck der Fahrt und die Abfahrts- und Ankunftsorte erfasst.
  • Das Fahrtenbuch stellt die Alternative zur 1-Prozent-Besteuerung dar, mit der sich in vielen Fällen Steuern sparen lässt – beispielsweise bei einem hohen Bruttolisten-Neupreis oder wenn Sie das Auto nur selten für private Zwecke nutzen.
  • Wer sich für ein elektronisches Fahrtenbuch entscheiden, muss einen sicheren Dienstleister wählen, da andernfalls Probleme mit dem Finanzamt entstehen können.
  • Ein Fahrtenbuch zu nutzen, ist vor allem notwendig, wenn Sie die zurückgelegte Strecke steuerlich geltend machen wollen oder den geldwerten Vorteil für private Fahrten versteuern müssen.

1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch: Was ist besser?

Um den geldwerten Vorteil, der sich durch die private Nutzung eines Dienst- oder Firmenwagens ergibt, zu versteuern, haben Sie zwei Optionen. Einerseits besteht die Möglichkeit, die sogenannte 1-Prozent-Regelung zu nutzen. Andererseits können Sie ein Fahrtenbuch führen. Bei der ersten Methode setzen Sie monatlich pauschal ein Prozent des Bruttolisten-Neupreises als geldwerten Vorteil an. Falls Sie das Auto auch für Fahrten von zu Hause zur Arbeit nutzen, müssen Sie zusätzlich die hier zurückgelegte Strecke in Kilometern mit 0,03 Prozent des Listenpreises multiplizieren.

Besonderer Hinweis: Auch Unternehmer dürfen auf die 1-Prozent-Besteuerung zurückgreifen. Das ist allerdings nur möglich, wenn das Fahrzeug mindestens zu 50 Prozent dienstlich genutzt wird.

Viele Personen entscheiden sich für die 1-Prozent-Regelung, da das Führen eines Fahrtenbuchs mit einem deutlich höheren Zeitaufwand einhergeht. Oftmals rät es sich dennoch an, sich gegen die pauschale Besteuerung zu entscheiden, da hier höhere Kosten entstehen. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn:

  • der Bruttolisten-Neupreis des Fahrzeugs sehr hoch ausfällt,
  • es sich um einen Gebrauchtwagen oder um ein relativ altes Auto handelt,
  • Sie relativ weit entfernt von Ihrem Arbeitsplatz wohnen,
  • Sie das Fahrzeug nur selten privat nutzen,
  • das Auto schon komplett abgeschrieben ist (bei Selbstständigen) oder
  • sich die absetzbaren Betriebskosten (beispielsweise Kraftstoff, Versicherung und Kfz-Steuer) in Grenzen halten.

Ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen: So funktioniert’s

Damit das Finanzamt ein Fahrtenbuch anerkennt, muss es bestimmte Pflichtangeben enthalten. Dazu gehören beispielsweise das amtliche Kennzeichen sowie der Kilometerstand am Anfang und Ende des Jahres. Das Steuerrecht unterscheidet zwischen fünf verschiedenen Kategorien von Fahrten, von denen zumindest die ersten drei Typen in jedem Fall zu dokumentieren sind. Die nachfolgende Tabelle zeigt auf, welche Angaben jeweils notwendig sind.

Art der Fahrt Erforderliche Daten
Dienstfahrten Datum
Abfahrtsort und Fahrtziel
Kilometerstand am Beginn und Ende der Fahrt
Fahrtstrecke und -zweck
Name des besuchten Geschäftspartners/Kunden (Empfehlung)
Gegebenenfalls Umwege
Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte Datum
Kilometerstand am Beginn und Ende der Fahrt
Privatfahrten Datum
Zurückgelegte Strecke

Im Falle einer doppelten Haushaltsführung ist es ratsam, auch Familienfahrten zu dokumentieren. Darüber hinaus empfiehlt es sich, ebenso in Verbindung mit anderen Einkünften stehende Fahrten zu erfassen. Eine solche Situation tritt beispielsweise ein, wenn Sie mit einem von Ihrem Arbeitgeber bereitgestellten Dienstwagen in der Funktion als Vermieter einer Privatwohnung fahren.

Die unterschiedlichen Arten von Fahrtenbüchern

Wer ein Fahrtenbuch führen muss, kann zwischen verschiedenen Optionen wählen. Als Klassiker gelten auch in der heutigen Zeit noch handschriftlich geführte Fahrtenbücher. Alternativ können Sie ein elektronisches Fahrtenbuch nutzen. Ein solches senkt den zeitlichen Aufwand, geht jedoch mitunter mit Anschaffungskosten einher. Allerdings gibt es auch hier verschiedene Ausführungen:

  • Fest eingebautes Navigationssystem mit integriertem Fahrtenbuch: Diese Variante lässt sich vor allem in Oberklassefahrzeugen finden. Darüber hinaus gibt es auch Umsetzungen von Navigationssystemanbietern.
  • Fahrtenbuch-App: Hierbei handelt es sich um auf dem Smartphone installierte Apps, die mit GPS arbeiten. Allerdings erfüllt nicht jede Anwendung die Anforderungen des Finanzamtes. Außerdem funktioniert die Ortung nicht immer – beispielsweise in Tunneln.
  • Fahrtenbuch-Dienstleister: Diese Lösung kombiniert Hardware, die via Bord- oder Servicesteckdose mit dem Auto verbunden wird, mit einer auf sie abstimmten Software.

Bei einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch besteht immer das Risiko, zu vergessen, eine Fahrt zu dokumentieren. Ein ähnliches Problem ergibt sich bei der Nutzung einer Applikation, wenn der Akku des Smartphones leer ist. Damit das Finanzamt das Fahrtenbuch anerkennt, darf dieses jedoch keine Lücken aufweisen. Daher empfehlen sich vor allem Ausführungen, bei denen die Hardware dauerhaft im Auto montiert ist.

Fahrtenbuch manchmal ebenfalls für Privatpersonen Pflicht

Wer einen Dienstwagen auch privat nutzt und nicht die 1-Prozent-Regelung anwenden möchte, muss zwangsläufig auf ein Fahrtenbuch zurückgreifen. Es existieren jedoch auch Fälle, in denen Privatpersonen dazu gezwungen sind, ihre Fahrten zu dokumentieren. Zu einer solchen Situation kommt es oftmals nach schwerwiegenden Verkehrsverstößen, wenn sich der Fahrzeugführer nicht feststellen lässt. Dann kann die Straßenverkehrsbehörde den Halter des Fahrzeugs dazu verpflichten, ein Fahrtenbuch zu führen, damit zukünftig eine genaue Zuordnung möglich ist.

Allerdings muss die entsprechende Person lediglich die in Paragraph 31a der Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO) genannten Daten erfassen, die weniger umfangreich ausfallen als die Vorgaben des Steuerrechts. Falls der Halter oder der Führer sich nicht an diese Auflage halten, wird jedes Mal ein Bußgeld in Höhe von 100 Euro fällig.