Gewinn- und Verlustrechnung

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) bildet bei bilanzierungspflichtigen Unternehmen die Grundlage für die Erstellung der Bilanz. Gemäß Paragraf 242 HGB muss jeder Kaufmann am Ende des Geschäftsjahres im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung seinen Geschäftsverlauf dokumentieren. Sowohl das deutsche Handelsgesetzbuch als auch die internationalen Standards zur Gewinnermittlung geben einen engen Rahmen vor, wie die Gewinn- und Verlustrechnung aufgebaut werden muss.

Das Wichtigste in Kürze

  • Gemäß Paragraf 242 HGB muss jeder Kaufmann am Ende des Geschäftsjahres bei der ordnungsgemäßen Buchführung seinen Geschäftsverlauf dokumentieren.
  • Für die Erstellung der GuV bestehen vier formale Vorgaben als einheitlicher Standard: Staffel- oder Kontenform; Brutto- oder Nettoprinzip; Gesamtkostenverfahren vs. Umsatzkostenverfahren; Vorjahresbeträge
  • Das HGB schreibt in seinen Paragrafen 265 und 275 genau vor, wie die GuV gegliedert sein muss. Die Arbeit übernimmt meist eine Buchhaltungssoftware.

Die Formalien zur Gewinn- und Verlustrechnung

Für die Erstellung der GuV bestehen vier formale Vorgaben als einheitlicher Standard.

Staffel- oder Kontenform

Die Geschäftsvorfälle können entweder auf Konten gebucht oder in einer fortlaufenden Staffel erfasst werden. Im Falle der Kontenform wird das Betriebsergebnis als Saldo ausgewiesen, bei der Staffelform über die Fortschreibung. Das HGB sieht im § 275 die Staffelform nur bei Kapitalgesellschaften als zwingend an.

Brutto- oder Nettoprinzip

Das Bruttoprinzip sieht vor, dass alle Aufwandsarten und Ertragsarten als eigenständige Positionen in der GuV aufgelistet werden. Eine Saldierung, um Einzelpositionen in der GuV zu vermeiden, ist nicht zulässig. Lediglich kleine und mittlere Unternehmen dürfen bestimmte Vorfälle zusammenfassen. Grund ist der Schutz vor der Einsicht durch Mitbewerber. Diese als Nettoprinzip bezeichnete Vorgehensweise setzt dennoch einen detaillierten Kontenplan voraus.

Gesamtkostenverfahren vs. Umsatzkostenverfahren

Im Gegensatz zum US-amerikanischen Recht (GAAP), welches das Umsatzkostenverfahren (UKV) verlangt, lässt das HGB beide Vorgehensweisen zu. Das Gesamtkostenverfahren (GKV) betrachtet alle Kosten, die in dem Betrachtungszeitraum angefallen sind. Diesen Kosten werden dann die spezifischen Erlöse gegenübergestellt. Der Nachteil ist, dass Kosten und Erlöse in unterschiedlichen Betrachtungszeitpunkten entstehen. Die Fertigung eines Produktes kann durchaus ein Jahr vor dem Verkauf liegen. Um Transparenz zu schaffen, müssen bei der GKV alle noch in der Fertigung befindlichen oder bereits fertiggestellten Waren herausgerechnet werden. Das Umsatzkostenverfahren nimmt lediglich die Erlöse einer Periode und ordnet diesen die damit verbundenen Kosten zu.

Vorjahresbeträge

Sowohl das HGB als auch die internationalen Standards verlangen, dass den aktuellen Zahlen auch jeweils die Daten des Vorjahres zugeordnet werden. Das US-Recht verlangt sogar die Gegenüberstellung der Daten der drei vorhergegangenen Jahre. Nur so kann die tatsächliche Entwicklung eines Unternehmens erfasst werden.

Erstellung der GuV

Das HGB schreibt in seinen Paragrafen 265 und 275 genau vor, wie die GuV gegliedert sein muss. Selbst für die Buchhaltung kleiner Betriebe heutzutage ist es keine Herausforderung mehr, dieser Gliederung nachzukommen, da jedes Buchhaltungsprogramm, auch als Freeware, diese Vorgaben berücksichtigt und den Kontenrahmen automatisch vorgibt. Der Kontenrahmen verfügt für die Gewinn- und Verlustrechnung über ein eigenes Konto. Im Rahmen des Jahresabschlusses erfolgt eine Umbuchung der Salden der einzelnen Aufwands- und Ertragskonten auf das GuV-Konto. Sind alle Umbuchungen durchgeführt, erfolgt der Jahresabschluss durch die Umbuchung des Saldos auf das Bilanzkonto Eigenkapital. War das Geschäftsjahr erfolgreich, ist eine Erhöhung des Eigenkapitals die Folge, wurde das Geschäftsjahr mit Verlust abgeschlossen, vermindert sich das Eigenkapital.