Wer eine Rechnung übersehen oder vergessen hat, sie zu bezahlen, erhält eine Mahnung. Sie erinnert den Kunden an die Zahlung. Solche Mahnungen werden von Gebühren begleitet, die sehr hoch sein können. Nicht alle Mahngebühren sind zulässig. Und manchmal sind die Kosten für eine Zahlungserinnerung überhöht. Diesen überhöhten Teil muss der gemahnte Kunde nicht begleichen.

Inhalt dieser Seite
  1. Das Wichtigste in Kürze
  2. Ist die Mahnung berechtigt?
  3. Welche Gebühren darf der Gläubiger verlangen?
  4. Was sind Mahngebühren?
  5. Was sind Verzugszinsen?
  6. Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?
  7. Was tun, wenn die Mahngebühren zu hoch sind?
  8. Was gilt bei mehreren Mahnungen?
  9. Wann sind Anwalts- und Inkassokosten zulässig?
  10. Wie hoch dürfen Anwalts- und Inkassokosten sein?
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Das Wichtigste in Kürze

  • Mahngebühren können anfallen, wenn eine Rechnung zu spät bezahlt wird.
  • Als Mahngebühren sind nur die Kosten zulässig, die für Erstellen und Versand der Zahlungserinnerung entstehen.
  • Zusätzlich können Verzugszinsen fällig werden.

Ist die Mahnung berechtigt?

Bevor der Kunde einen um Aufschläge und Gebühren erhöhten Rechnungsbetrag überweist, sollte er prüfen, ob er sich überhaupt in Verzug befindet. Denn nur dann ist die Mahnung berechtigt und der Rechnungssteller kann Gebühren und Kosten erheben.

  • Laut § 286 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) tritt der Verzug 30 Tage nach Rechnungszugang automatisch ein.
  • Dieser Zeitraum kann allerdings kürzer ausfallen: Vereinbarten Kunde und Händler bei Vertragsabschluss einen konkreten Zahlungstermin, tritt der Verzug unverzüglich ein, wenn dieses Datum ohne Zahlung verstrichen ist.
  • Allerdings muss in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass bei verspäteter Zahlung Kosten anfallen. Fehlt dieser Hinweis, ist zunächst eine Mahnung nötig, bevor der Händler Gebühren geltend machen kann. Denn hier tritt der Verzug nicht automatisch ein.

Welche Gebühren darf der Gläubiger verlangen?

Bei Zahlungsverzug ist zwischen dem Rechnungsbetrag und dem Schaden zu unterscheiden. Auf der einen Seite steht der tatsächlich geschuldete Betrag. Auf der anderen Seite steht der Schaden, der dem Rechnungssteller durch den Verzug entstanden ist. Dafür kann er Mahngebühren und Verzugszinsen berechnen.

Was sind Mahngebühren?

Mahngebühren sind Kosten, die tatsächlich angefallen sind. Dazu zählen folgende:

  • Die Kosten für Papier und Porto.
  • Die Ausgaben, die der Rechnungssteller mit seinen Bemühungen hat, den Betrag zu erhalten.
  • Kosten für die Adressermittlung.
  • Die Gebühren für die Rücklastschrift bei der Bank.
  • Die Kosten für einen Anwalt oder ein Inkassobüro, wenn die Zahlungen weiterhin ausfallen.

Was sind Verzugszinsen?

Gerät ein Kunde in Verzug, fallen auf den Rechnungsbetrag Verzugszinsen an. Sie sind der Ausgleich dafür, dass dem Rechnungssteller der Betrag nicht rechtzeitig zur Verfügung stand. Wie sich die Verzugszinsen berechnen, ist gesetzlich geregelt. Der § 288 BGB legt den Verzugszinssatz auf eine Höhe von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz fest, den die Deutsche Bundesbank regelmäßig veröffentlicht.

Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?

Bei der Höhe der Mahngebühren hat der Rechnungssteller etwas mehr Spielraum. Üblicherweise verschickt er bei ausbleibender Zahlung zunächst eine Zahlungserinnerung. Sie ist die erste Mahnung. Dieses Schreiben kann einen weiteren Termin festlegen, bis zu dem der Rechnungsbetrag gezahlt sein muss. Dieser Betrag ist nicht selten um einen Aufschlag erhöht. Im Einzelfall kann diese Mahngebühr berechtigt sein. Mit solchen Gebühren wollen Gläubiger die Kosten decken, die für die Zahlungserinnerung entstehen. Die Mahngebühr kann also nicht sehr hoch ein, da sie nur die Kosten beinhalten darf, die beim Verfassen und Versenden des Erinnerungsschreibens entstehen. Sie liegen üblicherweise in einer Höhe zwischen 2,50 und 3 Euro.

Was tun, wenn die Mahngebühren zu hoch sind?

Der Rechnungsersteller darf Mahngebühren nicht als Strafe für den Zahlungsverzug einsetzen. Beachtet er das nicht, kann der Kunde eine geringere Mahngebühr entrichten. Den Rechnungsbetrag und die Verzugszinsen muss er allerdings vollständig zahlen. Zusätzlich muss er schriftlich erklären, weshalb der gezahlte Betrag abweicht, und plausibel aufschlüsseln, wie sich der geringere Betrag berechnet. Sind die Verzugszinsen falsch berechnet, liegen also höher als fünf Prozentpunkte über dem Basiszins, muss der Kunde sie nicht bezahlen. Der Händler kann nur Verzugszinsen im rechtlich zulässigen Rahmen geltend machen.

Was gilt bei mehreren Mahnungen?

Die Frist zwischen dem ersten Schreiben und einer zweiten Mahnung muss angemessen sein. Dies gilt auch für die Zeit zwischen der zweiten und der dritten Mahnung. Bei der zweiten und dritten Mahnung sind ebenfalls Gebühren gestattet. Auch ihre Höhe darf nicht willkürlich festgelegt sein und orientiert sich am oben dargestellten Kostenschema für die erste Mahnung.

Wann sind Anwalts- und Inkassokosten zulässig?

Der Gläubiger kann beim Schuldner die Kosten für einen Anwalt oder Inkassokosten geltend machen. Die Voraussetzung dafür ist, dass es angemessen war, ein Anwalts- oder ein Inkassobüro einzuschalten: Der Kunde sollte sich in Verzug befinden und eventuell hat der Rechnungssteller den Kunden schon an den Rechnungsbetrag erinnert.

Wie hoch dürfen Anwalts- und Inkassokosten sein?

Wie die Verzugszinsen orientieren sich die Inkassokosten am geschuldeten Betrag. Ein Inkassobüro darf nicht mehr berechnen, als einem Rechtsanwalt nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz zustehen würde. Die zulässigen Anwaltskosten unterscheiden sich nach Schwierigkeit des Falls. Dabei können höhere Kosten für umfangreichere Angelegenheiten zum Beispiel durch Korrespondenz ins Ausland und in einer Fremdsprache gerechtfertigt sein. Weitere Gebühren fallen möglicherweise durch Sonderfälle wie Außer-Haus-Termine an. Der Anwalt oder das Inkassobüro müssen ihre Ausgaben in ihrem Schreiben nachvollziehbar aufschlüsseln.

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