Zahlungserinnerung

Wenn ein Kunde die Zahlungsfrist verstreichen lässt, verschicken Selbstständige und Unternehmen in einem ersten Schritt häufig eine Zahlungserinnerung. Das Schreiben soll den Säumigen in einem freundlichen Ton an die offene Rechnung erinnern.

Inhalt dieser Seite
  1. Das Wichtigste in Kürze
  2. Was ist eine Zahlungserinnerung?
  3. Zahlungsaufforderung und Mahnung
  4. Keine Verpflichtung zur Zahlungserinnerung
  5. Eine Zahlungserinnerung schreiben
  6. Weitere Tipps
  7. Verwandte Themen
  8. Weiterführende Links
  9. Jetzt Girokonten vergleichen

Das Wichtigste in Kürze

  • Eine Zahlungserinnerung stellt ein erstes Schreiben in einem außergerichtlichen Mahnverfahren dar und weist einen Kunden auf eine nicht bezahlte Rechnung hin.
  • Anders als eine Mahnung hat das Erinnerungsschreiben keine rechtlichen Folgen.
  • Es besteht keine Verpflichtung für Selbstständige und Unternehmen, dem Schuldner vor einer Mahnung eine Zahlungserinnerung zu schicken.
  • Dank zahlreicher im Internet verfügbarer Muster lässt sich eine Zahlungsaufforderung innerhalb weniger Minuten erstellen.

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Für gewöhnlich ist eine Zahlungserinnerung der erste Schritt, um Zahlungsansprüche geltend zu machen. An die Zahlungsaufforderung schließen sich gegebenenfalls eine Mahnung und später ein Mahnverfahren an. In dem ersten Schreiben geht der Gläubiger in der Regel noch davon aus, dass der Kunde die Rechnung unbeabsichtigt nicht beglichen hat.

In einer solchen Situation weisen Unternehmer ihre Kunden meist zunächst freundlich auf die Außenstände hin. Rechtliche Folgen hat das Erinnerungsschreiben jedoch nicht. Zudem besteht die Möglichkeit, dass die Zahlungsanweisung bereits erfolgt ist, wenn die Erinnerung bei der jeweiligen Person eintrifft.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen Zahlungsaufforderung und Mahnung

Auch wenn viele Menschen die Begriffe Mahnung und Zahlungserinnerung beziehungsweise Zahlungsaufforderung synonym verwenden: Es gibt entscheidende Unterschiede zwischen den beiden. Anders als das Erinnerungsschreiben enthält eine Mahnung meist eine sehr viel deutlicher vorgetragene Aufforderung, den offenen Rechnungsbetrag zu begleichen. Außerdem können Mahngebühren verhängt werden. Darüber hinaus hat eine Mahnung rechtliche Folgen.

Keine Verpflichtung zur Zahlungserinnerung

Bevor ein Gläubiger ein Mahnverfahren anstrebt, versucht er in der Regel zunächst, das Geld außergerichtlich zu erhalten. Im Falle einer nicht beglichenen Rechnung ist es hierzulande üblich, dem Schuldner vor einem möglichen Gerichtsverfahren mehrere Schreiben zu senden. Das erste Dokument stellt im Regelfall eine Zahlungserinnerung dar, auf die eine Mahnung folgt. Das dritte Schreiben („letzte Mahnung“) schließlich droht mit juristischen Konsequenzen. Allerdings gibt es keine gesetzlichen Grundlagen für das sogenannte außergerichtliche Mahnverfahren. Demnach können Unternehmen selbst entscheiden, ob sie in einem ersten Schritt eine Zahlungserinnerung versenden.

Eine Mahnung sorgt dafür, dass ein Schuldner in Zahlungsverzug gerät. Nach Paragraf 286 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) ist dafür allerdings nicht immer der Versand eines Schreibens notwendig. Steht auf der Rechnung ein konkretes Fälligkeitsdatum, startet der Zahlungsverzug bereits am entsprechenden Tag. Unabhängig davon ist der Schuldner auch dann im Verzug, wenn nach Fälligkeit der Zahlung 30 Tage vergehen. Bei Privatkunden muss die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen auf der Rechnung vermerkt sein, damit ein Schuldner in Zahlungsverzug gerät.

Eine Zahlungserinnerung schreiben

Wer einen Schuldner auf Zahlungsansprüche hinweisen möchte, benötigt dafür einiges an Fingerspitzengefühl. Schließlich ist es nicht das Ziel, den Kunden zu verprellen. Daher empfiehlt es sich, eine Zahlungserinnerung nicht allzu offensiv zu formulieren.

Obwohl es bezüglich des Aufbaus des Dokuments keine gesetzlichen Vorgaben und damit auch keine Pflichtangaben gibt, sollte die Zahlungsaufforderung insbesondere die folgenden Elemente enthalten:

  • die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum
  • Nennung des offenen Betrages
  • eine kurze Beschreibung der erbrachten Leistungen
  • das ursprüngliche Fälligkeitsdatum
  • die Anschrift des Absenders und Empfängers
  • gegebenenfalls neues Zahlungsziel

Tipps für die Zahlungserinnerung

Grundsätzlich empfiehlt es sich für jeden Unternehmer, sich bereits frühzeitig mit dem Mahnwesen auseinanderzusetzen. Schließlich kann es immer wieder vorkommen, dass ein Kunde eine Rechnung nicht bezahlt. Folgende Tipps sind hilfreich, wenn es darum geht, auf die eigenen Zahlungsansprüche hinzuweisen:

  • Fügen Sie dem Erinnerungsschreiben stets eine Kopie der Originalrechnung bei. Möglicherweise hat die Rechnung den Kunden niemals erreicht, oder er hat sie verlegt.
  • Eine Zahlungserinnerung zu verschicken, ist für gewöhnlich erst zwei bis drei Tage nach dem Fälligkeitszeitpunkt sinnvoll. Schließlich benötigen viele Geldinstitute etwas Zeit, um Transaktionen vorzunehmen.
  • Versuchen Sie zunächst, den Schuldner per Telefon zu erreichen, um ihn auf den Zahlungsverzug hinzuweisen. Die persönliche Kontaktaufnahme verleiht nicht nur mehr Nachdruck, sondern wird von Kunden häufig auch besser aufgenommen.

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