E-Mail-Flut: So bringen Berufstätige Ordnung ins Postfach

Zu viele Mails im Postfach bedeutet für viele Berufstätige auch unnötigen Stress. Doch wie behält man den Überblick, ohne wichtige Nachrichten zu übersehen und viel Zeit zu verlieren?

Postfach nicht ständig checken

"Da sind sich die meisten Arbeitswissenschaftler einig: E-Mails sollten am Stück abgearbeitet werden und nicht immer wieder zwischendurch", sagt der E-Kommunikations-Spezialist und Ratgeberautor Günter Weick aus Pullach bei München. Wer sich ständig ablenken lässt, kann schnell den Blick fürs Wesentliche und für die eigentlich wichtigen Aufgaben verlieren.

Experten raten, sich dreimal am Tag jeweils 30 Minuten dem Postfach zu widmen, zum Beispiel morgens, mittags und abends. Dafür sollte man sich in dieser Zeit aber auch um die Nachrichten kümmern und sie nicht einfach geöffnet im Postfach stehen lassen.

E-Mails nach Wichtigkeit sortieren

Dabei gilt grundsätzlich: E-Mails sollten so selten wie möglich angefasst werden müssen. Um das Postfach auszumisten, werden die E-Mails nach Wichtigkeit sortiert, sofort bearbeitet. Unwichtiges kann ungelesen gelöscht werden. "Man sollte nur das lesen, was auch mit den eigenen Aufgaben zu tun hat", empfiehlt Weick. Wer in zu vielen E-Mails im "CC" aufgeführt ist, sollte aktiv etwas dagegen tun und klären, ob das wirklich nötig ist.

Weg mit überflüssigen Nachrichten

"Auch bei überflüssigen Newslettern oder Benachrichtigungen von Facebook und Co. sollte man aktiv werden", rät der Experte. Prinzipiell sind die Berufstätigen laut Weick für 60 Prozent der eingehenden Mails selbst verantwortlich. Deshalb sollten sie sich immer überlegen, ob eine Mail unbedingt geschrieben werden muss – oder ob eine Absprache nicht besser per Telefon oder persönlich getroffen werden sollte.

Große Verteiler nur bei Bedarf nutzen

Auch elektronische Nachrichten an größere Verteiler sollten gut überlegt sein. "Die Frage dabei lautet immer: Kann der Kreis der Empfänger auch eingeschränkt werden", sagt Weick. Wer selbst an viele Menschen E-Mails schreibt, bekommt auch viele zurück, sagt der Experte.

Ist ein einfaches "Danke" sinnvoll?

Um E-Mails zu sparen, sollten Berufstätige aber nicht per se auf ein kurzes "Danke" als Antwort verzichten, betont der Experte. Solche Ein-Wort-Mails sind zwar häufig überflüssig, kommen bei vielen Empfängern aber gut an. Ob man die Nachrichten versendet, sollte man vom Angeschriebenen abhängig machen. Wenn dieser am Tag durchschnittlich 200 E-Mails erhält, sollte man es überdenken.