Nach dem Urlaub genügend Zeit für E-Mail-Flut einplanen

Stattdessen rät die Expertin, sich das Abarbeiten der E-Mails in der ersten Arbeitswoche als festen Termin in den Kalender zu schreiben - und dafür je nach Masse und Urlaubsdauer ruhig ein paar Stunden einzuplanen. "Wir empfehlen auch Vertretungsregelungen - dass es also einen Kollegen gibt, der mir nach der Rückkehr sagen kann, um was ich mich sofort kümmern muss und was vielleicht noch ein paar Tage Zeit hat", sagt Pauls, die im Rahmen der Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) über das Thema ständige Erreichbarkeit forscht.

Noch besser ist natürlich, wenn der E-Mail-Berg im Urlaub von sich aus überschaubar bleibt. "Wenn ich aus dem Urlaub wiederkomme und eine dreistellige Zahl von Mails vorfinde, ist es eigentlich schon zu spät", sagt Pauls. "Dann kann ich mich nur um Schadensbegrenzung bemühen." Gibt es dagegen von Anfang an klare Absprachen in Team oder Unternehmen, entsteht der Schaden gar nicht erst. Das bedeutet zum Beispiel: klar regeln, wer welche Mail in Kopie bekommen muss - und im Zweifelsfall auch mal jemanden weglassen.

Außerdem muss es längst nicht immer eine E-Mail sein. Terminabsprachen etwa lassen sich besser per Telefon oder über Tools wie gemeinsame Kalender erledigen. Zusätzliche Ordnung im Postfach schaffen Filter oder automatische Archivierungsfunktionen. "Da geht es auch darum, die Technik in vollem Umfang zu nutzen", erklärt Pauls. "Da gibt es aber selbst in der IT-Branche noch viel Aufklärungsbedarf. Viele wissen gar nicht, was da alles möglich ist."