Mit DMS-Software zum papierlosen Heimbüro

Jedes Schriftstück, das zwar aufgehoben, aber nicht in Aktenordnern verwahrt werden soll, könne eingescannt und anschließend auf dem PC abgelegt werden, berichtet die Fachzeitschrift "Computerbild" in ihrer Onlineausgabe. Da die meisten Dokumente von Behörden inzwischen ohne handgeschriebene Unterschrift verschickt würden, seien die eingescannte "Kopie" und das "Original" aus Papier gleichwertig.

Zudem sollten Computernutzer möglichst auf die Zusendung von gedruckten Dokumenten verzichten, denn viele Internetprovider, Versicherungen und Banken stellten Rechnungen, Policen oder Kontoauszüge auch im PDF-Format zur Verfügung, heißt es weiter. Die elektronischen Dokumente werden einfach aus dem Internet heruntergeladen und dem privaten Dokumentenarchiv hinzugefügt.

Mit DMS-Programmen wie "iDocument" können "Computerbild.de" zufolge die verschiedenen Dokumente mit sogenannten Tags versehen werden, also mit Begriffen wie "Rechnung Telefon" oder "Versicherung Auto". Das mache zwar beim Anlegen der Datei etwas Arbeit, zahle sich aber später aus. Denn eine DMS-Software suche die komplette Festplatte entweder nach Tags oder nach Dateiformaten wie etwa Word, PDF oder Excel durch. Alle entsprechenden Dokumente werden so rasch gefunden.