Verjährung einer Rechnung

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Manchem Dienstleister wird am Ende eines Jahres plötzlich bewusst, dass er noch schnellstens Rechnungen schreiben muss. Andernfalls verjähren diese. Die Frage ist, wann kommt es zur Verjährung einer Rechnung?

Das Wichtigste in Kürze

  • Seit der Schuldrechtsreform im Jahr 2002 beträgt die Verjährungsfrist drei Jahre.
  • Sie endet am 31.12. eines Jahres.
  • Einzig ein gerichtliches Mahnverfahren bietet die Möglichkeit, die Verjährung zu hemmen.
  • Weist die Rechnung inhaltliche Fehler auf, ist sie von vorneherein gegenstandslos.

Verjährung einer Rechnung – Drei-Jahres-Frist berücksichtigen

Der Gesetzgeber hat die Verjährung von Rechnungen aus dem täglichen Leben klar geregelt. Paragraf 195 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) sieht eine Frist von drei Jahren vor. Diese gilt für Kaufverträge und Werkverträge. Allerdings gibt es eine Besonderheit. Ein Kaufvertrag vom 15. Mai 2017 ist nicht am 16. Mai 2020 verjährt. Es gilt dafür der 31.12. eines Kalenderjahres. Faktisch kann die Verjährungsfrist vier Jahre betragen, wenn der Vertrag am 1. Januar geschlossen wurde. Diese Regelung basiert auf Paragraf 199 BGB.

Für Unternehmer gilt, dass sie rechtzeitig vor dem 31.12. eines Jahres prüfen müssen, ob eventuell noch Rechnungen von vor drei Jahren offen sind.

Die Frist von drei Jahren hat seit dem Jahr 2002 Gültigkeit. Erfolgte die Rechnungsstellung davor, liegt die Verjährungsfrist nach wie vor bei 30 Jahren.

Rechnungsstellung ausschlaggebend

Theoretisch ist für den Ablauf der Verjährungsfrist das Datum der Rechnungsstellung wesentlich. Es genügt aber nicht nur, dass diese erfolgte. Mit der Rechnungsstellung muss auch eine tatsächliche Forderung entstehen.

Verjährung von Rechnungen – Mahnungen geben keinen Aufschub

Ein Unternehmen hat eine Ware verkauft oder eine Dienstleistung erbracht. Der Kunde zögert die Zahlung immer weiter hinaus. Das Unternehmen mahnt den Kunden zwar an, ergreift aber keine weiteren rechtlichen Schritte wie ein Inkasso.

Damit riskiert der Auftragnehmer, dass seine Forderung verjährt. Mahnungen bei offenen Rechnungen haben keinen aufschiebenden Charakter. Jeder Auftragnehmer sollte bei Zahlungsverzug des Auftraggebers in den sauren Apfel beißen und vor Ablauf der Drei-Jahres-Frist alles tun, um seine Außenstände beizutreiben.

Es gibt allerdings eine Ausnahme. Zahlt der Kunde einen Teil der offenen Forderung, beginnt für den verbliebenen Rest eine erneute Verjährungsfrist ab dem Tag, an dem die Rate gezahlt wurde.

Verjährung von Handwerkerrechnungen – Mahnverfahren hemmt die Verjährungsfrist

Am häufigsten sind es Handwerkerrechnungen, die unbezahlt bleiben. Für einen kleinen Unternehmer können ein oder zwei offene Forderungen die Existenz gefährden. Bleiben die Mahnungen erfolglos, hilft nur noch ein gerichtliches Mahnverfahren, um die Verjährungsfrist aufzuschieben.

Die Rechtsgrundlage dafür bildet § 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB. Der Betroffene sollte aber beachten, dass der Antrag auf ein gerichtliches Mahnverfahren keine formalen Mängel aufweisen darf und dem Schuldner vor Weihnachten zugestellt wird. Die offenen Posten müssen genau definiert sein. Wird ein Teilbetrag eingefordert, müssen die restlichen offenen Posten einzeln aufgelistet sein. Andernfalls greift der Aufschub der Verjährung nicht.

Der Schuldner hat jedoch die Möglichkeit, die Verjährungsfrist auf einen bestimmten Zeitraum zu verlängern. Damit wird die Verjährung an sich zwar nicht aufgehoben, allerdings verzichtet der Schuldner für diesen Zeitraum auf die sogenannte Einrede der Verjährung.

Erfolgte die Rechnungsstellung korrekt?

Dem Gläubiger, der eine offene Forderung hat, steht auch immer der Schuldner gegenüber, der die Rechnung erhält. So, wie der Gläubiger darauf achten muss, dass die Rechnung formal und inhaltlich korrekt ist, um seine Forderung zu formulieren, so muss der Schuldner darauf achten, dass die Rechnung korrekt ist.

Wer eine Rechnung, beispielsweise von einem Handwerker, erhält, sollte sie zunächst genau prüfen. Wurden alle aufgeführten Tätigkeiten tatsächlich erbracht? Stimmen die berechneten Materialien mit den tatsächlich verwendeten überein?

Wenn dem nicht so ist, kann der Schuldner die Begleichung der Rechnung in dieser Form verweigern. Ein inhaltlicher Fehler führt dazu, dass die Rechnung ungültig ist. Selbst bei einer Rechnung, der keine Gegenleistung gegenübersteht, einem klaren Betrug, muss der Rechnungsempfänger dagegen vorgehen und formal widersprechen. Auf eine Verjährung zu hoffen, wäre fahrlässig.