Elektronische Rechnungen müssen "finanzamtssicher" sein

Sollte es zu einer Betriebsprüfung kommen, könnte das Finanzamt eine Rechnung ohne elektronische Signatur als nicht abzugsfähig einstufen. Wichtig ist auch, so erklären die auf kleine Firmen spezialisierten Unternehmensberater, dass die E-Mail-Rechnung nicht nur als Papierausdruck, sondern auch im elektronischen Original vorliegen müsse.

Wie für andere Rechnungen gibt es auch bei E-Mail-Rechnungen eine Aufbewahrungspflicht für die Dauer von zehn Jahren. Bei anderen Geschäftsdokumenten wie Auftragsbestätigungen oder Korrespondenz gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Steuerlich relevante E-Mails sollten daher im E-Mail-Programm immer in speziellen Ordern gespeichert werden, empfiehlt die Unternehmensberatung. Für die Sicherung der Ordner ist es ratsam, diese Daten zusätzlich auf eine CD zu brennen.