Wie man den Überblick über die elektronische Post nicht verliert

Trotz zunehmender Bedeutung sozialer Netzwerke ist die E-Mail weiterhin das wichtigste moderne Kommunikationsmittel. E-Mail-Programme helfen dabei, den Überblick über die eigene elektronische Post zu behalten. Im Windows-Bereich ist Microsoft Outlook seit Jahren stark verbreitet. Vor allem in Unternehmen kommt das Programm zum Einsatz. "Mit Outlook lassen sich nicht nur E-Mails verwalten, sondern auch Termine, Aufgaben und Kontakte", sagt Mark Theissen, Systemadministrator eines mittelständischen Unternehmens aus der Nähe von Bremen.

Der Quasi-Standard verwaltet auch digitale Notizen und bietet eine umfangreiche Protokollierung der Kommunikation. Outlook ist dabei auf die Zusammenarbeit auch großer Gruppen ausgelegt. Das Programm arbeitet perfekt mit Microsofts Exchange zusammen. Das dient als gemeinsame Plattform, über die zum Beispiel auch Termine zwischen einzelnen Nutzern koordiniert, Aufgaben delegiert und verfolgt werden können.

Viele Alternativen

Kleinere Firmen, Freiberufler oder Privatanwender können aber auch auf kostenlose Programme setzen, die zum Teil einen ähnlichen Funktionsumfang bieten. "Es gibt mittlerweile eine breite Palette an empfehlenswerten Alternativen", sagt Daniel Behrens, Redakteur beim Onlineportal "pcwelt.de". Sie bieten neben der kostenlosen Verfügbarkeit vor allem bessere Sicherheitseinstellungen als Outlook.

Eine der Alternativen kommt auch von Microsoft. Windows Live Mail ist Teil des Pakets Windows Live Essentials. "Live Mail liefert alles, was man benötigt", sagt Theissen. Das ist seiner Ansicht nach ein strukturiertes Adressbuch und wenn möglich ein Kalender sowie die Möglichkeit, E-Mails zum Beispiel nach Kriterien wie "zu erledigen" oder "Info" zu markieren. Im Vergleich zu Outlook fehlen die Aufgabenverwaltung und die Exchange-Anbindung, auch ein Synchronisieren von Daten mit dem Internet oder anderen Rechnern ist nicht möglich.

Offene Lösungen

Nutzer können Live Mail allerdings nicht ihren Bedürfnissen anpassen. Das ist hingegen ein großer Vorteil des Programms Thunderbird von Mozilla für Windows, Mac und Linux. "An dem Programm kann ich sehr viel schrauben", sagt Theissen. Von Haus aus werden natürlich E-Mails unterstützt, dazu sogenannte RSS-Feeds, mit denen neue Inhalte auf Webseiten wie Blogs oder Nachrichtenseiten automatisch in das Programm geschoben werden. Zudem lassen sich E-Mails auch in Tabs anzeigen, das sind Register wie in Browsern, mit denen die Nachrichten ständig geöffnet bleiben können.

Thunderbird lässt sich durch Tausende sogenannter Addons beinahe beliebig erweitern. Damit lässt sich das Mail-Programm den individuellen Bedürfnissen anpassen. Je mehr dieser kleinen Zusatzprogramme allerdings installiert sind, desto länger dauert der Start des Programms.

"Eine Synchronisation mit Smartphones funktioniert häufig nur mit Outlook", sagt Experte Behrens. Zunehmend interessanter als Alternative zum klassischen Mail-Programm werden auch die Weboberflächen der einzelnen E-Mail-Anbieter wie Googlemail, GMX oder Web.de. Dafür ist keine Programminstallation nötig und die E-Mails stehen jederzeit per Internetzugriff zur Verfügung.