Nebenkostenabrechnung gründlich prüfen

Der Hamburger Mieterverein kennt die gängigsten Schwachstellen in Nebenkostenabrechnungen. Oft werden unzulässige Verwaltungs- oder Reparaturkosten abgerechnet. Auch Hausmeisterkosten werden vollständig in Rechnung gestellt, obwohl die Position Hauswart laut BGH keine Kosten für Instandhaltungs- oder Verwaltungsarbeiten enthalten darf (AZ: VIII ZR 27/07). Diese nicht umlagefähigen Kosten müssen aus den Hauswartskosten herausgerechnet werden.

Abrechnung sorgfältig überprüfen

Der Hamburger Mieterverein rät Mietern, das Schreiben auf Herz und Nieren zu prüfen. Dazu haben sie normalerweise zwei bis drei Wochen Zeit. Einwendungen können sie aber bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung erheben. Das sollten sie auch dann tun, wenn der Vermieter immer wieder denselben Fehler macht. Laut einem Urteil des Bundesgerichtshofes müssen Mieter gleich bleibende Fehler in der Betriebskostenabrechnung jedes Jahr wieder neu reklamieren (AZ: VIII ZR 185/09).

Bei der Prüfung des Schreibens sollten Mieter systematisch vorgehen. Zunächst gilt es herauszufinden, ob die Abrechnung überhaupt rechtzeitig angekommen ist. Sie muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein. Ist sie nicht pünktlich da, verfällt eine etwaige Nachforderung des Vermieters. Im Zweifelsfall muss der Vermieter nachweisen, dass die Abrechnung dem Mieter fristgemäß zugegangen ist.

Nach einem BGH-Urteil reicht es aber nicht, wenn der Vermieter die Unterlagen innerhalb der Zwölfmonatsfrist bei der Post aufgegeben hat. Entscheidend ist allein, wann der Mieter die Post erhält. Die Tatsache, dass ein Brief zur Post gegeben wurde, ist kein Beweis für den Zugang der Sendung (AZ: VIII ZR 107/08). Kann der Vermieter nicht beweisen, dass der Mieter die Betriebkostenabrechnung fristgemäß in den Händen hatte, hat er die einjährige Abrechnungsfrist nicht eingehalten und der Mieter braucht keine Nachzahlungen zu leisten.

Rechenfehler ermitteln

Um Fehler in der Betriebskostenabrechnung aufzuspüren, kann es sich durchaus lohnen, die Basisdaten einmal unter die Lupe zu nehmen und zum Beispiel zu überprüfen, ob die Größe der Wohnung und die Personenzahl richtig angegeben wurden. Mitunter verstecken sich einfache Rechenfehler in der Abrechnung. Geprüft und nachgerechnet werden sollten die Zusammenstellung der Gesamtkosten für jede Kostenart, der Verteilerschlüssel und der Mieteranteil sowie die Berücksichtigung der Vorauszahlungen.

Welche Kosten können umgelegt werden?

Nach diesen Basisinformationen kann man an die inhaltliche Prüfung der Nebenkostenabrechnung gehen. Welche Kosten sind überhaupt als Nebenkosten umlegbar? Dafür gibt es exakte Vorschriften. Aber nicht selten werden Betriebskosten auf die Mieter umgelegt, die gar nicht zulässig sind. Der Hamburger Mieterverein rät vor allem Mietern von Eigentumswohnungen zur Vorsicht. Hier kommt es besonders oft vor, dass unzulässige Kosten wie Verwaltungskosten, Bankgebühren oder Reparaturen auf die Mieter abgewälzt werden sollen.

Laut Betriebskostenverordnung sind nur solche Kosten umlagefähig, die durch das Eigentum am Grundstück oder den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Grundstücks sowie des darauf stehenden Gebäudes entstehen. Den größten Posten machen dabei die Kosten für Heizung und Warmwasser aus. Umlagefähig sind Kosten für Kalt-, Warm- und Abwasser, Heizungsbetrieb, Müllabfuhr, Gartenpflege, Aufzug, Hauswart, Straßenreinigung, Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung, Schornsteinreinigung, Allgemeinbeleuchtung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Gemeinschaftsantenne beziehungsweise Kabelfernsehen, Einrichtungen wie Waschmaschinen, Wäschetrockner oder Bügelautomaten, laufende öffentliche Lasten des Grundstücks wie Grundsteuer sowie sonstige Betriebskosten.

Die sonstigen Betriebskosten sind ein besonders heikler Punkt. Dazu zählen beispielsweise die Betriebskosten einer Sauna, eines Schwimmbads oder einer anderen Gemeinschaftseinrichtung. Manche Vermieter verstecken hier aber zusätzliche Kosten, die der Mieter gar nicht zahlen muss. Der Mieterbund betont, dass die Position "Sonstiges" kein Auffangbecken für alle nur denkbaren Kosten ist. Es muss im Mietvertrag klipp und klar geregelt sein, welche konkreten Kosten der Vermieter umlegen will.

Was nicht in die Abrechnung gehört

Nicht in die Betriebskostenabrechnung gehören Verwaltungskosten, Instandhaltungsrücklagen, Reparaturkosten, Kreditzinsen, Portokosten, Aufwendungen für die Wartung etwa der Türschließanlage oder der Klingel, aber auch die Zinsabschlagsteuer auf Instandhaltungsrücklagen. Auch eine Gastankmiete, Kosten der Wach- und Schließgesellschaft, Rechtschutz, Hausrat- und Mietausfallversicherung, Reparaturkostenversicherung, Umweltschadenversicherung, Spülung der Fußbodenheizung oder die Reinigung der Vordächer, Fassadenreinigung, Druck- und Dichtigkeitsprüfung der allgemeinen Gasleitung sowie einmalige Kosten zur Beseitigung eines konkreten Ungezieferbefalls gehören zu den nicht umlagefähigen Kosten.

Die Kosten für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung haben ebenfalls nichts darin zu suchen. Eine Ausnahme bilden die Kosten für die Berechnung der Heiz- und Wasserkosten, wenn sie verbrauchsabhängig verteilt werden.