Zur Urlaubszeit E-Mail-Flut eindämmen

Mit diesen Tricks und Regeln vom TÜV Rheinland halten Sie die Zahl der E-Mails auch im Sommer überschaubar:

1. Keine Massenmails

Individuelle Nachrichten für einzelne Kollegen sind oft besser als lange Mails an viele Empfänger. So bekommt jeder nur die Informationen, die er wirklich braucht – und erhält keine überflüssigen Inhalte, die das Postfach unnötig verstopfen.

2. Mails mit CC-Empfängern rausfiltern

Kettenmails mit unzähligen CC-Empfängern kosten Zeit und Nerven, sind in vielen Unternehmen aber leider üblich. In diesem Fall sollten Empfänger ihr Mailprogramm so einstellen, dass CC-Mails automatisch in einem eigenen Ordner landen.

3. Aussagekräftige Betreffzeilen formulieren

Die Überschrift der E-Mail sollte schon verraten, um was es geht und wie der Empfänger darauf reagieren soll. Der TÜV empfiehlt, feste Abkürzungen zu etablieren, wie zum Beispiel "ZK" für "Zur Kenntnis" oder "A" für "Bitte um Antwort".

4. Abwesenheitsnotizen einstellen

Für interne und externe Mail-Kontakte sollten Reisende sogenannte Abwesenheitsnotizen erstellen. So wissen alle Absender genau, wann der Empfänger zurück ist – und verstopfen das Postfach nicht mit Nachfragen.

5. Klare Vertretungsregeln

Die Urlaubsvertretung sollte immer Zugriff auf das eigene Postfach haben. So kann sie zumindest einen Teil der Nachrichten abarbeiten, und Urlauber werden nach ihrer Rückkehr nicht gleich von der nächsten Mail-Flut erschlagen.