Zeit für die Betriebskostenabrechnung: Fehler sind häufig

Jedes Jahr sitzen spätestens im Herbst Tausende Vermieter am Schreibtisch und machen die Nebenkostenabrechnung fertig. Mal bekommt der Vermieter eine Nachzahlung, mal der Mieter ein Guthaben ausbezahlt - je nachdem, ob die von ihm geleistete Vorauszahlung die Kosten deckt oder nicht. Was der Vermieter abrechnen kann, ist zum einen rechtlich geregelt. "Maßgeblich ist die Betriebskostenverordnung, kurz BetrKV", sagt Inka-Marie Storm vom Eigentümerverband Haus & Grund Deutschland in Berlin. Zum anderen müssen Eigentümer beachten, was sie in den Mietvertrag geschrieben haben. Denn nur die dort vereinbarten Posten dürfen sie am Ende umlegen.

"Wenn nichts vereinbart ist, dann wird auch nichts abgerechnet, weil man davon ausgehen kann, dass ein Inklusivvertrag abgeschlossen wurde", erklärt Storm die Spielregeln. In den Paragrafen 2 bis 16 der BetrKV steht, welche Nebenkosten der Vermieter in seiner Nebenkostenabrechnung berücksichtigen kann. Aufgelistet sind unter anderem Heizkosten, Gebühren für Wasser, Abwasser und Müll, Gartenarbeiten, Haus- und Straßenreinigung, zum Haus gehörende Versicherungen und die Grundsteuer.

Was fällt unter "sonstige Kosten"?

Posten, die nicht ausdrücklich genannt sind, rund um Haus oder Wohnung aber manchmal anfallen, etwa die Reinigung der Regenrinne, fallen unter Paragraf 17 "sonstige Kosten". Dazu kann auch die Wartung von Alarmanlagen, Aufzügen oder Rauchmeldern gehören. Kosten für einen Hausmeister sind ebenfalls umlegbar, solange es um klassische Aufgaben geht - also gärtnern, putzen, Winterdienst.

Kümmert sich der Hausmeister auch um Reparaturen, wird die Ausgabe dafür herausgerechnet. Nicht umlagefähig sind Gebühren fürs Bankkonto, das Honorar für eine Hausverwaltung und Instandhaltungskosten. "Solche Ausgaben muss der Vermieter selbst tragen", sagt Storm.

Die Betriebskostenarten werden -  je nach dem im Mietvertrag festgelegten Umlageschlüssel - nach Kopf oder Wohnfläche auf die Mietparteien verteilt. Beispiel: Kostet der Hausmeister 1000 Euro im Jahr, entfällt auf den Mieter einer Vier-Raum-Wohnung meistens ein höherer Kostenanteil als auf den Nachbarn im Ein-Zimmer-Appartement, weil dessen Fläche kleiner ist. Wasser und Heizung werden üblicherweise nach Verbrauch des einzelnen Mieters abgerechnet.

Mit Excel-Tabellen den Überblick behalten

Eine Excel-Datei hilft, den Überblick zu behalten. In der Datei stehen die einzelnen Betriebskostenarten, der Gesamtbetrag für das abzurechnende Jahr und für das ganze Haus. Der Betrag wird nach Betriebskostenart aufgeschlüsselt. Dann werden entsprechend dem Umlageschlüssel die Kosten für die Gesamtfläche des Hauses durch die Fläche der Mieterwohnung geteilt. Die Einzelbeträge pro Wohnung werden addiert, die Summe von der Vorauszahlung des Mieters abgezogen. Unter dem Strich ergeben sich Nachzahlung oder Guthaben.

Es hilft, Belege für die einzelnen Ausgaben zu sammeln. Nicht nur, weil es die Auflistung erleichtert, sondern auch, weil der Mieter das Recht hat, Rechnungen einzusehen und Kopien zu bekommen, wie DMB-Sprecher Ulrich Ropertz sagt. Seiner Erfahrung nach können Vermieter Diskussionen mit ihren Mietern vorbeugen, wenn sie in ihrer Abrechnung zum Beispiel Preissprünge erläutern: "Wenn von einem Jahr aufs andere das Hausmeistergeld um 40 Prozent steigt, ist das ohne Erklärung erstmal unplausibel."

Umlageschlüssel birgt Konfliktpotenzial

Konfliktpotenzial gibt es auch beim Umlageschlüssel. Wer sämtliche Betriebskosten pro Kopf abrechnet, schießt nach Einschätzung des ehemaligen Richters Hans Langenberg "ein Eigentor im Quadrat". Probleme gebe es vor allem in großen Wohnanlagen, weil niemand wisse, wie viele Menschen genau dort lebten und wie lange. Langenberg entschied über etliche Klagen wegen Betriebskostenstreitigkeiten.

Vermieter haben ein Jahr Zeit für die Abrechnung. Für die Abrechnung 2014 läuft die Frist am nächsten 31. Dezember ab. Spätestens an dem Tag muss die Abrechnung dem Mieter zugegangen sein, besser einen Tag vorher, damit der Vermieter auf der sicheren Seite ist. Wenn der Mieter das Papier später bekommt, geht der Vermieter bei einer Nachzahlung leer aus - seine Forderung ist verjährt. Ein Guthaben müsse der Eigentümer dennoch auszahlen, sagt Inka-Marie Storm von Haus & Grund.

Besitzer vermieteter Eigentumswohnungen können sich die Arbeit mit der Betriebskostenabrechnung erleichtern: Entweder indem sie einen Verwalter einschalten, der ihnen die Aufgabe abnimmt. Oder indem sie auf die Abrechnung für die gesamte Anlage zurückgreifen und auf dieser Basis rechnen. Die Hausabrechnung wird vom Verwalter der Anlage erstellt. "Ist er serviceorientiert, macht er die umlagefähigen Kosten in seiner Abrechnung für die Eigentümer kenntlich", sagt Astrid Schultheis vom Dachverband Deutscher Immobilienverwalter.

Der einzelne Eigentümer gleicht die Positionen mit dem Mietvertrag ab, passt an und ergänzt die von ihm gezahlte Grundsteuer. Kenntlich gemachte Positionen einfach eins zu eins an den Mieter weiterzugeben, ist laut DMB einer der häufigsten Abrechnungsfehler. Also ist prüfen angesagt. "Kritikfreie Übernahme geht nie. Die Verantwortung trägt immer der Vermieter", mahnt Schultheis.