Wer zum ersten Mal eine Rechnung schreiben will, sollte beachten, dass dafür von der Finanzgesetzgebung Pflichtangaben festgelegt wurden, die eine Rechnung zwingend enthalten muss.

Inhalt dieser Seite
  1. Das Wichtigste in Kürze
  2. Das müssen Sie beachten
  3. Rechnungsstellung für Kleinunternehmer
  4. Pflichtangaben bei Kleinbeträgen
  5. Rechnung Muster
  6. Das richtige Rechnungsdesign
  7. Wie verschicke ich Rechnungen?
  8. Verwandte Themen
  9. Weiterführende Links
  10. Jetzt Girokonten vergleichen

Das Wichtigste in Kürze

  • Für Rechnungen ab 250 Euro müssen Sie bestimmte Pflichtangaben verwenden.
  • Für Rechnungen mit einem Betrag von höchstens 250 Euro einschließlich Umsatzsteuer gelten vereinfachte Pflichtangaben.
  • Für den Versand der Rechnung können Sie frei zwischen Postversand oder Versand als Fax oder per E-Mail wählen.

Rechnung schreiben: Was müssen Sie beachten?

Diese Pflichtangaben muss jede Rechnung über 250 Euro enthalten:

Name und Adresse des Rechnungsstellers

Nach Urteil des Bundesfinanzhofs ist eine Briefkasten-Adresse ausreichend, an die Post geliefert wird.

Rechnungsadresse

Rechnungsadresse mit Namen und vollständiger Anschrift des Kunden. Rechnungen dürfen nicht an c/o gehen.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-IdNr.)

Eine rechtsgültige Rechnung muss entweder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-IdNr.) oder die acht- bis elfstellige Steuernummer enthalten. Für Rechnungen ins EU-Ausland muss verpflichtend die Umsatzsteuer-ID angegeben werden.

Rechnungsnummer

Rechnungen ab 250 Euro müssen eine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten. Die Nummer kann ausschließlich aus Ziffern oder aus einer Kombination aus Buchstaben und Ziffern bestehen. Ein einheitliches System und die fortlaufende Nummerierung müssen aber zu erkennen sein. Beispielsweise: Rechnungsnummer 01(Nummer)-01(Monat)-2019(Jahr). Die nächste Rechnungsnummer lautet dann 02-01-2019. Im Februar setzt sich das System mit 01-02-2019 fort.

Leistungs- und Rechnungsdatum

Der Zeitpunkt, an dem die Leistung oder Lieferung erbracht/erfolgt ist, muss auf der Rechnung angeben werden. Eine Eingrenzung auf die Kalenderwoche oder den Monat ist ausreichend. Das genaue Ausstellungsdatum muss ebenfalls in jeder Rechnung enthalten sein.

Beschreibung der Leistung oder des Produkts

Geben Sie Art und Menge Ihres Produkts an, beziehungsweise beschreiben Sie, welche Leistung Sie erbracht haben. So vermeiden Sie, dass sich das Finanzamt mit Rückfragen oder gar mit einer Rüge meldet.

Preis

Die Rechnungssumme muss genannt und als Netto- und Bruttobetrag einzeln aufgeführt werden. Die Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer muss mit Steuersatz und -betrag ebenfalls separat angeben werden.

Weitere eventuell erforderliche Angaben

Bei verschiedenen Rechnungsanlässen können weitere Pflichtangaben erforderlich sein. Bei einem Verkauf ins EU-Ausland gehören Ihre eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden sowie der Vermerk „steuerfrei aufgrund innergemeinschaftlicher Lieferung“ auf die Rechnung. „Reverse-Charge-Rechnungen“ müssen mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ versehen sein.

Rechnungsstellung für Kleinunternehmer

Fast alle oben aufgeführten Punkte müssen auch Kleinunternehmer auf ihren Rechnungen angeben. Nur die Umsatzsteuer müssen sie nicht ausweisen, da sie laut Paragraf 19 UStG von ihr befreit sind. Anstelle der Angabe der enthaltenen Umsatzsteuer steht bei Kleinunternehmern also der Hinweis, dass im Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer enthalten ist, und die Begründung dafür. Zum Beispiel mit folgender Formulierung: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“

Rechnung erstellen bei Kleinbeträgen: Welche Pflichtangaben gelten hier?

Für Rechnungen mit einem Betrag von höchstens 250 Euro einschließlich Umsatzsteuer gelten folgende vereinfachte Pflichtangaben:

  • Name und Anschrift des Rechnungssteller
  • sein Rechnungsdatum
  • Angabe des Produkts oder der Leistung
  • Brutto-Rechnungsbetrag
  • Umsatzsteuersatz

Sie brauchen bei Kleinbetragsrechnungen nach Paragraf 33 UStDV keinen Empfängernamen, keine fortlaufende Rechnungsnummer, keine Angabe der Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID angeben und müssen die Umsatzsteuer nicht separat aufführen.

Rechnung Muster

Als Vorlage für Ihre eigenen Rechnungen finden Sie hier ein Rechnungsmuster:

Hier downloaden

Rechnung schreiben: Welches Rechnungsdesign wählen?

Wenn Sie Ihre Rechnung ansprechend gestalten möchten, orientieren Sie sich an dem Corporate Design, das Sie auch ansonsten für Ihre Geschäftspost, Werbung oder die Website Ihrer Firma verwenden. Ihr Logo im Briefkopf der Rechnung, die Verwendung „Ihrer“ Farben und Schriftart schaffen einen Wiedererkennungswert und stärken Ihre Markenidentität. Wichtig ist aber, dass die Vollständigkeit der Angaben und die Übersichtlichkeit der Rechnung dabei immer im Vordergrund bleiben.

Falls Ihnen also keine gestalterischen Mittel zur Verfügung stehen, wählen Sie einfach ein schlichte, übersichtliche Gestaltung Ihrer Rechnung in einer gut lesbaren, seriösen Schrift.

Wie verschicke ich Rechnungen?

Während bei der Rechnungsstellung etliche wichtige Pflichtpunkte zu beachten sind, ist der Versand inzwischen frei wählbar. Sie können Ihre Rechnung per Post, als Fax oder per E-Mail versenden.

Jetzt Girokonten vergleichen

Girokonto
Optionen wählen
  • Kostenlose Kontoführung
  • Niedrige Dispozinsen
  • Kostenlose EC- und Kreditkarten