Tips: E-Mail-Lust statt E-Mail-Frust

Um die eingehenden E-Mails einzuordnen und damit gleichzeitig Prioritäten bei der Bearbeitung zu setzen, empfiehlt ’COMPUTERWOCHE fokus Mittelstand’ Unterverzeichnisse im Posteingang anzulegen. Viele E-Mail-Clients bieten die Möglichkeit, Nachrichten automatisch nach kurzer Überprüfung von Absender und Betreffzeile in diese zu verschieben und damit gleichzeitig zu priorisieren. Zum Beispiel enthalten Outlook/ Outlook Express, Netscape, the Bat, der Lotus-Notes-Client und viele andere eine Regelmaschine, die entweder durch sehr einfache Befehle - etwa "von Absender" oder "enthält im Betreff" - oder auch umfangreichere Regeln Nachrichten sortiert oder automatisch löscht.

Ebenfalls hilfreich ist, E-Mail-Texte und Anhänge lesen und zusammenfassen zu lassen. Software wie etwa Cluegle Summaries tut dies mithilfe dynamischer Algorithmen und der Einordnung von Schlüsselwörtern. Allerdings ist hierbei besonders wichtig, dass ein aktueller Virenscanner installiert ist, so ’COMPUTERWOCHE fokus Mittelstand’. Denn: Die E-Mails werden von den Programmen automatisch geöffnet und bearbeitet. Leicht könnten so Viren, Trojaner und Co. aktiviert werden.

Versandhelfer, die dem Nutzer Routinearbeiten abnehmen, sind eine weitere Möglichkeit, Zeit und individuelle Kapazitäten zu sparen. Programme wie beispielsweise der G-Lock Email Processor, kommen etwa dann zum Einsatz, wenn das Konto eines Empfängers kurzzeitig nicht erreichbar ist. Die Software entscheidet von sich aus, ob die Nachricht erneut geschickt werden soll oder welche weiteren Konsequenzen aus der Fehlermeldung zu ziehen sind.